Aktenvernichtung: Warum braucht jedes Unternehmen Regeln?

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Aktenvernichtung- gut zu wissen

Trotz schrittweiser Digitalisierung und papierlosem Arbeiten in vielen Unternehmen, ist dies noch lange nicht überall möglich.

Irgendwann stellt sich jedes Unternehmen die Frage, wie personenbezogene Daten datenschutzkonform entsorgt werden können.

aktenvernichtung

Nach vielen Jahren sind die Aktenberge unüberschaubar hoch angewachsen und es wird schwieriger Diskretion zu gewährleisten und die sensiblen Daten zu schützen.

Aufgrund der strengen Vorgaben der Datenschutzverordnung ist die Aktenvernichtung besonders bei diesen Daten technisch sehr anspruchsvoll.

Bei Abwägung der Kosten und aufzuwenden Zeit kann es Sinn machen hierzu einen Dienstleister zu beauftragen.

Diese Dienstleister sind eine kostengünstige Alternative zur Eigenleistung und nehmen dem Unternehmen diesen Aufwand vollständig ab, ebenso wird die Einhaltung der Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gewährleistet.

Ordnung schaffen – Wo fängt man an?

Um sich einen Überblick über alle vorhandenen Unterlagen zu verschaffen, wird zunächst eine Aktenanalyse empfohlen. Hier wird geprüft welche Akten und Unterlagen vorhanden sind, welche müssen wirklich aufbewahrt werden und welche nicht? Alle Daten und Unterlagen müssen die gesamte Zeit über sorgsam verwaltet werden, hier macht es Sinn die Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Dokumente zu vermerken. Unterlagen die unbefristet aufbewahrt werden müssen sollten geschützt aufbewahrt oder digitalisiert werden.

Nur durch diese Filterung erlangt man ein durchdachtes Konzept bezüglich Aufbewahrung und Entsorgung der Unterlagen. Die Akten müssen so gekennzeichnet sein, dass diese bei Bedarf rasch gefunden werden können.

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Archivierung im Sinne des Datenschutzes

Die eigenständige Lagerung und Archivierung dieser Akten sind oft teuer und aufwendig. Diese Unterlagen benötigen viel Platz und sind nicht gegen äußere Einwirkungen wie Alterung, Brände oder sonstige Schäden geschützt. Um diese Dokumente zu handhaben wird qualifiziertes Personal benötigt, um den Datenschutz nicht zu verletzen. Ein weiteres Risiko sind fahrlässige Personen, die die Akten falsch handhaben.

Korrekte Vernichtung von sensiblen Daten

Für die Aktenvernichtung ist spezielles Wissen von Nöten – ein herkömmlicher Schredder reicht hier oft nicht, da er die Daten nicht zur Unkenntlichkeit vernichtet.

Professionelle Aktenvernichtungsunternehmen sind mit geeigneten Anlagen ausgestattet und verfügen über das benötigte Know-how.

Aufgrund großmaßstäblicher Verarbeitung können hier auch günstige Preise je Akte angeboten werden.

Elektronische Daten zu vernichten ist hingegen noch etwas aufwändiger. Hier ist es nicht ausreichend diese einfach zu löschen. Das Dokument könnte immer wieder hergestellt werden, wenn es nicht fachlich korrekt entfernt wird. Dieser Prozess, der aus mehreren Einzelschritten besteht, wird mit Hilfe spezialisierter Software oder durch Vernichtung des Datenträgers selbst gewährleistet.

Fachunternehmen, die speziell digitale Akten vernichten verfügen beispielsweise über Maschinen die das Speichermedium, wie eine Festplatte, pulverisieren und somit unlesbar machen.

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Nachweis der Vernichtung

Um den perfekten Schutz dieses Prozesses zu gewährleisten, wird am Ende des Prozesses ein Vernichtungszertifikat ausgestellt, egal ob es sich um die Vernichtung von Papierakten oder digitalisierten Unterlagen handelt. Diese Bescheinigung sagt ganz klar aus, dass man nicht mehr im Besitz besagter Unterlagen ist.

Um Geld und Zeit zu sparen, macht es Sinn einen solchen Service für sich zu prüfen, so wird eine nachprüfbare, umweltfreundliche und sichere Aufbewahrung und Vernichtung von Akten am gleichen Standort gewährleistet.

Die Vorteile eines externen Dienstleisters

Achten Sie bei der Wahl des Unternehmens für die Aktenvernichtung vor allem auf Transparenz, die meisten Preise setzen sich wie folgt zusammen: Anfahrt, Aufstellkosten der Behälter, Mieten bei regelmäßigem Service, Vernichtung der Akten.

Außerdem ist es möglich weitere Dienste in Anspruch zu nehmen wie zum Beispiel eine Räumung des Firmenarchivs oder komplette Auflösungen von Büros.

Für Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf ist es möglich einen Behälter vor Ort aufstellen zu lassen und die Dokumente in Sicherheitsbehältern zu sammeln, diese können dann nach Zuruf vom Dienstleister abgeholt werden.

Bei besonders sensiblen Daten empfiehlt sich ein Vor-Ort-Service, hier werden die Unterlagen noch auf dem Firmengelände vernichtet

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