Im Zuge der Digitalisierung laufen viele Geschäftsprozesse mittlerweile automatisiert ab. Um dies zu ermöglichen, setzen Unternehmen auf ERP Systeme, die alle wichtigen Prozesse steuern und so zur Steigerung der Effizienz beitragen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen kommen ERP Systeme bislang nur selten zum Einsatz. Viele Selbstständige stellen sich daher die Frage, ob sich die Umstellung auf eine ERP Software lohnt und welche Möglichkeiten sie für kleine und mittelständische Unternehmen bietet. Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Artikel.
Kurz erklärt: Was ist ein ERP System?
Um die Frage zu klären, ob ein ERP System sinnvoll für Ihr Unternehmen ist, möchten wir zunächst kurz darauf eingehen, welche Funktion die Software im Betrieb übernimmt. Ein ERP System (Enterprise Resource Planning) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, die Ressourcen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu steuern. ERP Systeme, wie zum Beispiel Haufe x360, Sage, SAP oder Oracle, bieten eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Kerngeschäftsbereichen wie Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf, Lagerhaltung, Produktion und Vertrieb.
Ziel eines ERP Systems ist es, Informationen nahtlos zwischen den verschiedenen Abteilungen auszutauschen und die Geschäftsprozesse zu automatisieren.
ERP Systeme vermeiden unnötige Prozesse
Als Solo-Selbstständiger benötigen Sie in der Regel kein ERP System, um die Geschäftsprozesse zu steuern. Für Einzelunternehmen und Freiberufler reicht es aus, eine solide Buchhaltungssoftware oder ein einfaches CRM System (Customer Relationship Management) zu nutzen. Interessant sind ERP Systeme für Sie, wenn Sie ein Unternehmen mit einem hohen Vorratsvermögen führen, wie es zum Beispiel im Einzelhandel, in E-Commerce-Unternehmen oder auch in Fertigungsbetrieben der Fall ist.
Viele Unternehmen, die mit Waren handeln, nutzen zwar ein Warenwirtschaftssystem, doch können sie dieses nicht mit der Buchhaltungssoftware verbinden. Auf diese Weise kommt es zu unnötigen Prozessen, die aufgrund der fehlenden Integration doppelte Arbeit für die Mitarbeiter bedeutet.
So muss zum Beispiel eine Rechnung erstmalig beim Wareneingang erfasst werden und anschließend nochmals in der Buchhaltung. Mit einem ERP System entfällt die doppelte Arbeit und wenn die Rechnung beim Wareneingang erfasst wurde, hat die Buchhaltung ebenfalls Zugriff darauf.
Nicht nur in Handels- oder Fertigungsbetrieben sind die Geschäftsprozesse komplex aufgebaut. Auch für Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, kann ein ERP System eine Unterstützung darstellen. Werden neue Aufträge erteilt, werden diese in das System eingepflegt und der Projektleiter kann auf dieser Basis die Verantwortlichkeiten verteilen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, erstellt die Buchhaltung die Rechnung.
So profitieren kleine Unternehmen von einem ERP System
Ein ERP System bietet für Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen zahlreiche Vorteile – die Größe des Betriebs ist hierbei nicht entscheidend. Mit einer ERP Software erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle Prozesse innerhalb des Unternehmens. Das bietet den Vorteil, dass die Informationen für Vorgänge im Bereich Warenwirtschaft, Vertrieb, Controlling oder Buchhaltung sofort zur Verfügung stehen, wenn Sie benötigt werden. Neben der Zeitersparnis reduziert ein ERP System auch das Auftreten von Fehlern. Da die Daten nicht an mehreren Stellen erfasst werden, besteht kein Risiko, dass sich irgendwo ein Fehler einschleichen kann.
Darüber hinaus verbessert ein ERP System durch das zentrale Dokumentenmanagement die Teamarbeit erheblich und ermöglicht es, Informationen schnell und einfach auszutauschen. So trägt die Software zu einer reibungslosen Kommunikation und einer effizienten Arbeitsweise bei.
Ein weiterer und sehr entscheidender Vorteil des ERP Systems ist die Optimierung des Controllings. Durch die Integration von Kennzahlen aus verschiedenen Geschäftsbereichen, einschließlich Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft, erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Leistung Ihres Unternehmens. Dies erleichtert Entscheidungen und ermöglicht es Ihnen, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
