Wie alle Selbstständige müssen auch Freiberufler Rechnungen schreiben und sollten genau wissen, welche Angaben in einer Rechnung erhalten sein müssen. Denn die Angaben auf der Rechnung sind wichtig, dass diese auch vom zuständigen Finanzamt anerkannt werden. Vor allem bei denjenigen, die erst ihre Tätigkeit als Freiberufler starten, müssen von Anfang an einige wichtige Punkte beachten, um später keine Probleme zu bekommen. Eine Rechnungserstellung unterscheidet sich nicht grundlegend von einer Rechnungserstellung anderer Selbstständigen.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung für Freiberufler
Alle Rechnungen unterliegen immer den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und diese müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, da diese zu den geschäftlichen Dokumenten zählen.. Und hier die Angaben die eine Rechnung beinhalten muss für Freiberufler:
- Die Adresse und die Steuernummer
- Der Name des Rechnungsempfängers sowie die vollständige Adresse
- Die Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
- Welche Art der Leistungen erbracht wurde
- Leistungsdauer in Stunden
- Termine für Leistung und Lieferung
- Pro Stunde das Honorar
- Honorar in netto
Die Angaben von Steuer gehören auch auf eine Rechnung eines Freiberuflers.
- Die Umsatzsteuer, falls Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind.
- Sonstige Abgaben und Steuern, wenn die im Rechnungsbetrag enthalten sind.
- Honorar in brutto
- Das Zahlungsziel – Bankverbindung
- Datum und Unterschrift
Fehlen irgendwelche Angaben auf der Rechnung, ist der Empfänger nicht verpflichtet – diese auch zu zahlen.
In puncto zur Rechnungsnummer – diese muss immer fortlaufend vergeben werden. Denn durch die vorlaufenden Rechnungsnummern ist bei einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich. Selbst ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist kein Problem, wenn die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt wird. Jede Rechnung die Sie als Freiberufler erstellen muss spätestens sechs Monate nach der Leistung ausgestellt werden. Denn danach verjährt die Forderung der erbrachten Leistungen und Sie als Freiberufler können nur noch auf die Kulanz des betreffenden Geschäftspartners hoffen.
Sie als Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen erstellen, um Ihr Honorar zu erhalten, sondern auch – um Ihre Einnahmen gegenüber dem zuständigen Finanzamt zu belegen. Deshalb ist es unbedingt wichtig, dass jede einzelne Rechnung – die Sie erstellen alle Angaben beinhalten. Sodass die Rechnungen auch vom jeweiligen Finanzamt anerkannt werden. Somit müssen auch die Nettobeträge nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.
Die Angaben der Umsatzsteuer – sind auf der Rechnung wichtig
Die Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer dürfen auf keinen Fall auf den Rechnungen fehlen. Fehlen die Angaben oder sind nicht richtig aufgeführt, kann der Empfänger der Rechnung nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der jeweiligen Rechnung verlangen. Ist ein Empfänger, dem Sie eine Rechnung schreiben zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird dieser besonders darauf Achten – das die Angaben zur Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Über Leistungen, die von der Umsatzsteuer bereit sind, muss nicht unbedingt eine schriftliche Rechnung erstellt werden. Aber eine Ausstellung einer schriftlichen Rechnung ist trotzdem wichtig, da bei der Ausstellung schriftlicher Rechnungen für Freiberufler auch die Grundsätze einer ordnungsgemäßer Buchhaltung gelten. Denn nur eine schriftliche Form – egal ob elektronisch oder auf Papier, besitzen erstellte Rechnungen auch eine Rechtsgültigkeit.
Sind Rechnungen in elektronischer Form – für Freiberufler zulässig?
Ja – das sind sie, denn werden Rechnungen in elektronischer Form erstellt, ist es wichtig, dass diese die erforderlichen Angaben enthalten. Und die Unversehrtheit und Echtheit jeder einzelnen Rechnung muss gegeben sein. Es gibt eine Vielzahl an Rechnungsprogrammen zur Fakturierung von Lieferungen und Leistungen, die branchenspezifisch auch für Freiberufler geeignet sind. Schritt für Schritt Anleitungen erleichtern Ihnen solche Programme, die Rechnungsregelung.
Die Rechnungen werden nicht nur geschrieben sowie ausgedruckt, sondern auch im System gespeichert. Außerdem ermöglichen solche Rechnungsprogramme die genaue Zahlungsverfolgung und automatisieren zudem das Mahnwesen. Des Weiteren liefern solche Programme alle wichtige Grundlage für eine optimale Buchhaltung. Darüber hinaus sparen Sie Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – auf Ihre freiberufliche Tätigkeit, mit der Sie Ihren Lebensunterhalt verdienen.
