Bislang waren Sie es gewohnt eine E-Mail an Verwandte, Bekannte oder Familie schicken zu können, ohne dass Sie darüber nachzudenken mussten – über formalen Vorgaben. Dies ändert sich jedoch, wenn Sie sich selbstständig machen, denn nun unterliegen Sie im „Allgemeinen der Impressumspflicht“ und dies gilt auch in Bezug auf das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur. Aber vorweg: Was ist eigentlich eine geschäftsmäßige E-Mail? In der Regel wird als geschäftsmäßiger E-Mail-Verkehr der externe Schriftwechsel eines Unternehmens bezeichnet. Leider definiert die Rechtssprechung nicht eindeutig – was genau ein Geschäftsbrief ist, aber hier folgende Inhalte, die zu den geschäftlichen E-Mails gezählt werden:
- Rechnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigung
- Preislisten
- Quittungen
In diesen E-Mails müssen Sie die Impressumspflicht einhalten und zu den nicht Geschäftsbriefen zählt der interne Geschäftsverkehr – also die elektronische Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Werbeschriften. Nun stellt sich die Frage: Für wen gilt nun die Impressumspflicht in E-Mails? Ganz einfach alle Gewerbebetreibenden sind dazu verpflichtet, ein komplettes Impressum in Ihrer E-Mail-Signatur einzufügen. Und dazu zählen unter anderem folgende Personengruppen und Personen:
- Freiberufler
- Aktiengesellschaften
- Kaufleute
- Handelsgesellschaften
- andere Selbstständige
Relevant ist hier nicht der Eintrag im Handelsregister, sondern nur ob der Versender der E-Mail gewerblich tätig ist.
Es gibt auch die EU-Grundlage für das E-Mai-Impressum in der E-Mail-Signatur
Die Pflicht für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur wurde 2006 gesetzlich verabschiedet. Und das heiß, mit dieser EU-Änderung im Hinblick auf das GmbH-Gesetz, das Handelsgesetzbuch und das Gesetz der Aktiengesellschaften sind gesetzkonforme Pflichtangaben in Geschäftsbriefen zu tätigen – und dies gilt auch für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur. Somit gilt die E-Mail als Geschäftsbrief und welche Pflichtangaben Sie in der E-Mail zu machen haben, hängt immer davon ab, ob Sie im Handelsregister eintragen sind oder nicht. Daher ist es wichtig, dass Ihre notwendigen Pflichtangaben für das E-Mail-Impressum prüfen, denn eine fehlerhafte E-Mail-Signatur kann zu Abmahnungen führen.
Hier eine kurze Zusammenfassung für ein E-Mail-Impressum
- Internetseiten, die geschäftlich genutzt werden, haben eine Impressumspflicht.
- Eine E-Mal-Signatur ohne Impressum kann abgemahnt werden.
- Das E-Mail-Impressum unterliegt immer der Impressumspflicht.
- Bei einem Unternehmen mit Handelsregistereintrag gehören immer Rechtsform, Firmennahme, Registergericht und die jeweilige Nummer, Gesellschafter (GmbH) und der Vorstandvorsitzende sowie die Vorstandsmitglieder (AG) in das E-Mail-Impressum.
- Bei einem Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gelten die gleichen Regeln für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur wie bei einem Geschäftsbrief.
- Wenn es noch Platz neben dem E-Mail-Impressum gibt in der E-Mail-Signatur, kann dieser frei gestaltet werden.
Über die Pflichtangaben für das E-Mail-Impressum bieten sich weitere Gestaltungsmöglichkeiten in Hinblick der E-Mail-Signatur an. Sie können dort zum Beispiel ein Verweis auf den eigenen Newsletter oder Social Media Kanäle platzieren. Oder eine weitere Möglichkeit ist, einen Banner mit Ihrem Firmenlogo zu platzieren.
Vorsicht – auf das müssen Sie unbedingt achten bei einem E-Mail-Impressum
Ein Impressum eines Unternehmens muss jeder einzelnen geschäftlichen E-Mail vollständig als Signatur angehängt werden. Auf keinen Fall, darf ein Link zum Impressum auf der Webseite ist ungenügend und die Gefahr ist groß, dass Sie als Selbstständiger abgemahnt werden.
Wenn Sie als Selbstständiger impressumspflichtig sind und ein unvollständiges oder sogar kein E-Mai-Impressum verwenden – können Ihnen rechtliche Konsequenzen drohen. Und das wäre Zwangsgeld oder Bußgeld vom Registergericht. Denn nach $ 14 HGB darf gegen Impressumpflichtige Unternehmen, die ein unvollständiges oder kein Impressum in Ihrem geschäftlichen Mails aufweisen, ein ordentliches Zwangsgeld festgesetzt werden.
Selbst Abmahnungen von Konkurrenten kann teuer werden, denn Mitbewerber können Unternehmen mit unvollständiger oder fehlender Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen. Abmahnungen von Mitbewerbern können sehr viel kostenintensiver sein und unangenehmer sein – als ein Bußgeld vom Registergericht. Da das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur sehr wichtig ist – und man einiges dabei beachten muss, ist es ratsam einen Anwalt zu kontaktieren, der Sie individuell beraten kann, um Fehler zu vermeiden. Denn nur so können Sie unbeschwert Ihre Selbstständigkeit starten.
