Die Gehaltsabrechnung ist in zweierlei Hinsicht ein wichtiges Dokument. Sie dient Gehaltsempfänger:innen als Information darüber, wie das monatliche Einkommen berechnet wurde und als Nachweis für das Finanzamt bei der Einkommensteuererklärung. Die Abrechnung muss daher zwingend verschiedene Angaben enthalten. Welche Angaben eine Gehaltsabrechnung genau enthalten muss, zeigt dieser Beitrag.
Gehaltsabrechnung – rechtliche Vorgaben und Pflichtangaben
Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, für seine Angestellten eine Gehaltsabrechnung anzufertigen. Eine Gehaltsabrechnung muss immer in Textform erstellt werden. Textform bedeutet, dass eine Gehaltsabrechnung immer niedergeschrieben werden muss. Dies kann beispielsweise handschriftlich, als Computerausdruck oder rein elektronisch erfolgen.
Die Abrechnung genügt den gesetzlichen Anforderungen an die Textform, wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten die Gehaltsabrechnung per E-Mail zusendet. Eine besondere Formvorschrift muss nicht beachtet werden. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, an welchen Stellen der Abrechnung er welche Informationen einfügt. Allerdings muss in der Abrechnung das Gehalt der Angestellten nachvollziehbar für eine bestimmte Abrechnungsperiode, in der Regel einen Monat, aufgeschlüsselt werden.
Wie ein Geschäftsbrief enthält die Abrechnung im Kopf grundlegende Angaben. Welche Angaben hier und in der weiteren Abrechnung gemacht werden müssen, ist in der Entgeltbescheinigungsverordnung vorgegeben. Im Kopfbereich werden in der Regel die folgenden Daten eingetragen:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Datum des Bezugszeitraumes (Abrechnungsperiode)
- Datum der Erstellung der Abrechnung
- Sozialversicherungsnummer und Steuerdaten des Arbeitnehmers
Weitere Angaben betreffen die Merkmale für den Kirchensteuerabzug, die Steuerfreibeträge, Steueranrechnungsbeträge und Kinderfreibeträge sowie das Datum des Beschäftigungsbeginns.
Bestandteile des Verdienstes in einer Gehaltsabrechnung
Der mittlere Teil einer Gehaltsabrechnung enthält alle bei der Abrechnung berücksichtigten Bestandteile des Gehalts. Hierzu gehören zwingend, soweit von Bedeutung:
- Bruttogehalt
- Sachbezüge und geldwerte Vorteile
- Lohnsteuerabzug
- vom Arbeitgeber gezahlte vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
Auch Steuerfreibeträge und die vom Arbeitgeber abgeführte Kirchensteuer werden hier aufgeführt. Wenn der Arbeitgeber sich an den Kosten für Büromaterial, Verpflegung oder die Arbeitskleidung beteiligt, wird dieser Betrag unter Aufwandsentschädigungen berücksichtigt.
Weitere Angaben in der Gehaltsabrechnung
Die zuvor genannten Angaben müssen in jeder Gehaltsabrechnung enthalten sein. Nicht vorgeschrieben ist dagegen, wo sie aufgeführt werden müssen. In vielen Abrechnungen findet beispielsweise der Auszahlungsbetrag abgesetzt von den anderen Angaben und von der Berechnung. Schließlich enthält die Gehaltsabrechnung noch die Angabe, auf welches Konto des Arbeitnehmers das Gehalt ausbezahlt wird.
Jede Gehaltsabrechnung muss die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Angaben enthalten. Eine weitere wichtige Anforderung ist, dass sie nachvollziehbar aufschlüsselt, wie das Gehalt, insbesondere der Auszahlungsbetrag berechnet wurde. Eine nicht vollständige oder nicht korrekte Gehaltsabrechnung sollte beim Arbeitgeber reklamiert werden.
