Wie optimiert man den Einkauf

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Ganz gleich, ob es sich um wichtige Software, notwendige Dienstleistungen oder einfach nur um Büromaterial handelt: Für jedes erfolgreiche Unternehmen hat der Einkauf eine große Bedeutung. Eine alte Kaufmannsregel sagt, dass der im Einkauf liegt. Diese Regel gilt noch heute. Immerhin verantwortet der Einkauf einen großen Teil der Kosten und Aufwendungen eines Unternehmens. Damit stellt er auch wichtige Weichen für den unternehmerischen Erfolg.

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Corona machte Probleme sichtbar

Viele Firmen haben sich sehr lange nicht ausreichend um den Einkauf gekümmert. Statt die wichtigen Prozesse laufend zu besser zu machen, vernachlässigten sie deren Optimierung und machten damit teure Fehler. Besonders in den vergangenen beiden Jahren der Corona-Pandemie wurde das mehr als deutlich. Als die erste Welle Deutschland zu überrollen begann, traf sie in vielen Firmen auch den Einkauf vollkommen unvorbereitet. In nur wenigen Wochen stockten an vielen Stellen die Lieferketten und setzten die Einkaufsabteilungen unter Druck. Die Folge waren gerade hier Engpässe bei wichtigen Komponenten und Produkten. Besonders sichtbar wurde das zum Beispiel im Bereich der Elektronik. Hier ist China, Ausgangspunkt der Pandemie, der größte Lieferant für den deutschen Markt. Die Engpässe nahmen an dieser Stelle ein bis dahin noch nicht gekanntes Ausmaß an und zwangen die Unternehmen, ihren Einkauf in Bezug auf Lieferanten schnell zu optimieren.

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Wichtiges Instrument: Prozessoptimierung und Digitalisierung

Viele Firmen haben noch während der Pandemie Strategien entwickelt, Engpässe in Zukunft zu vermeiden oder ihre Folgen wenigstens schneller in den Griff zu bekommen. Die Mehrzahl der Unternehmen setzt alles daran, Abläufe beim Einkauf zu digitalisiert und so gegen plötzliche und Unterbrechungen zu sichern.

Ein wichtiger Baustein bei Prozessoptimierung und Digitalisierung beim Einkauf sind gefestigte Beziehungen und sichere Absprachen mit den Lieferanten. Ein gutes Potenzial für die einfachere und bessere Kommunikation mit den Zulieferern ist das Lieferantenportal für das Management. Es sorgt für den sicheren und schnellen Austausch von Informationen und Daten zwischen den Mitarbeitern auf beiden Seiten. Das macht die Abläufe zwischen Einkauf und Zulieferern direkter und unkomplizierter. Wiederkehrende Vorgänge, für die bislang eine große Menge an E-Mails und Telefonaten hin und her gingen und zahlreiche Ablagevorgängen notwendig waren, werden durch das Lieferantenportal optimiert. Prozesse werden jetzt viel intelligenter gelenkt, die Abweichungen automatisch gemeldet und bedeutsame Informationen so wesentlich besser gesteuert.

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Alle Unternehmen sollten ihren Einkauf optimieren

Ihren Einkauf optimieren sollten nicht nur die mittelständischen und die großen Unternehmen. Kosten beim Einkauf klug zu managen lohnt sich auch für kleine Firmen und für Start Ups. Damit stellen auch sie ihr Geschafft stabiler auf und sichern sich den unternehmerischen Erfolg.

Mit diesen vier Schritten finden Firmen schnell und sicher neue Lieferanten:

  • Ausschreibung: Finden der Lieferanten
  • Vergleich: Auswertung der Angebote
  • Auswertung: Die Entscheidung für einen bestimmten Lieferanten
  • Entscheidung: Einbindung in den Einkauf

Am Ende sind sichere Lieferketten das Ziel, das mit der Optimierung des Einkaufs erreicht werden muss. Und zwar im Interesse aller Unternehmer.

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