Die Abhängigkeit von Daten bestimmt unser Arbeitsleben. Eine Cloud erleichtert den Zugriff auf diese essentiellen Daten ungemein und spart wertvolle Arbeitszeit, dadurch dass Daten nicht hin- und hergeschickt werden müssen. Sie macht es erst möglich, dass Menschen für das gleiche Unternehmen von Orten rund um den Globus arbeiten können (Remote Work) Worauf Sie bei der Nutzung achten müssen, wie die Systeme eingesetzt werden können und warum Clouds auch eine Rolle für die Buchhaltung spielen, erfahren Sie hier.
Das Problem mit den analogen Dokumenten
Viele Unternehmen kämpfen täglich noch immer mit einer endlosen Flut aus Papierdokumenten. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch ineffizient und aufwändig für alle Beteiligten. In Deutschland, einem Land mit einer der höchsten Bürokratiebelastungen weltweit, verbringen Unternehmen im Schnitt 84 Tage im Jahr nur mit administrativen Aufgaben. Dabei ist der Zeitaufwand nicht das einzige Problem, sondern auch die begrenzte Verfügbarkeit von Dokumenten, die in Papierform gelagert werden. Wenn ein Mitarbeitender eines anderen Standorts ein Dokument benötigt, muss er zuerst anfragen und einen Scan einfordern.
Die manuelle Verwaltung wird deshalb den Anforderungen moderner und flexibler Arbeitsstrukturen kaum gerecht. Cloud-Lösungen sind ein guter Weg, um relevante Dokumente für alle zuständigen Personen zugänglich zu machen. Sie sind heute nicht nur verständlich aufgebaut, sondern für alle Budgets erschwinglich. Zudem gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Anwendungen: Software wie die Lexware Cloud ermöglicht es beispielsweise, die interne Buchhaltung direkt an die Cloud anzubinden.
Worauf müssen Selbstständige bei der Auswahl einer Cloud-Lösung achten?
Wenn Sie als selbstständiger Unternehmer oder selbstständige Unternehmerin auf der Suche nach einer passenden Cloud-Lösung sind, dann sollten Sie zunächst die Datensicherheit und den Schutz Ihrer Informationen im Blick haben. Der Anbieter muss moderne Sicherheitsprotokolle bei der Übertragung einhalten, zudem sollte die Speicherung unter dem Zero-Knowledge-Prinzip erfolgen. Die Absicherung vor unbefugtem Zugriff ist ebenfalls entscheidend, um DSGVO-Vorschriften einzuhalten und Risiken von Strafen zu minimieren.
Eine gute Cloud muss vollständig mit allen Unternehmensdaten gefüttert werden. Die Erfahrung hat gezeigt: Komplexe Systeme werden nach einer Zeit lästig und von den Unternehmen vernachlässigt. Das darf auf keinen Fall passieren. Achten Sie deshalb auf eine intuitive und moderne Benutzeroberfläche, die sich einfach bedienen lässt. Zudem sollte die Software mit bereits bestehenden Programmen für Buchhaltung, Verwaltung und Co. kompatibel sein.
Nicht zuletzt: Wenn Sie selbstständig sind, wird Ihr Ziel sein, dass Ihr Business wächst. In diesem Fall muss die Software mitwachsen, damit keine Stagnation auftritt. Speicherplatz, Funktionen und Anbindungen müssen sich nach Ihren Vorstellungen erweitern lassen.
Mögliche Herausforderungen und Komplikationen bei der Cloudnutzung
Trotz der Beliebtheit können bei der Nutzung von Cloud-Lösungen nach wie vor Komplikationen auftreten, die Sie vorher kennen müssen. Ein zentrales Problem ist die Datensicherheit bei solchen Anwendungen. Trotz der Sicherheitsmaßnahmen kann es zu cyberkriminellen Angriffen oder Fehlkonfigurationen kommen. Selbstständige sollten deshalb unbedingt darauf achten, dass der Cloud-Anbieter einen hohen Standard in Bezug auf Datensicherheit und Compliance einhält.
Ein weiteres Problem kann sein, dass es zu einer Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter kommt. Technische Schwierigkeiten oder Ausfälle behindern dann das Tagesgeschäft und führen zu finanziellen Einbußen. Allerdings handelt es sich hierbei um ein Risiko, das jeden Softwareanbieter betrifft. In der Gesamtschau ist die Cloud dennoch weit weniger fehleranfällig als papiergebundene Archive und unzählige Regale mit Ordnern.
Die Vorteile der externen Cloud auf einen Blick
Wenn Sie auf einen Cloud-Anbieter zurückgreifen, hat das viele Vorteile im Vergleich dazu, den Server selbst zu hosten oder die Belege in Papierform zu lagern. Die wichtigsten Aspekte haben wir in den folgenden Stichpunkten kompakt zusammengefasst:
- Zeitersparnis: Eine eigene Cloud ins Leben zu rufen, dauert lange und ist mit hohen Kosten verbunden. Sobald Sie ein Abonnement über eine Cloud abgeschlossen haben, können Sie diese direkt online abrufen.
- Verfügbarkeit: Die relevanten Unternehmensdokumente sind jederzeit auf allen Geräten abrufbar und es gibt keine Verzögerungen durch fehlende Daten. Belege können im Handumdrehen hochgeladen werden.
- Flexibilität: Eine Cloud-Lösung lässt sich mit wenigen Klicks erweitern und an ein wachsendes Unternehmen anpassen, auch das ist bei einem eigenen Server oder benötigtem Lagerplatz schwierig.
Tipp: Viele Unternehmen bieten kostenlose Probeversionen Ihrer Cloud-Software, so können Sie sich im Vorfeld ein Bild von allen Funktionen machen.
