Zeit ist eine begrenzte Ressource, die Sie sich als Selbstständiger oder Freiberufler gut einteilen müssen. Morgens erscheint der Tag noch lang, doch wenn Sie nicht acht geben, geraten Sie am späten Nachmittag leicht unter Druck, jetzt endlich noch dieses Projekt oder jenen Auftrag fertigzustellen. Mit einem guten Zeitmanagement und Zeiterfassung können Sie Ihren Stress eingrenzen und Ihren Arbeitsalltag sinnvoll strukturieren.
Verschaffen Sie sich einen Überblick
Bevor Sie sich mit der Frage beschäftigen, wie Sie effizient arbeiten und Zeit sparen, müssen Sie wissen, welche Aufgaben überhaupt anstehen. Eine klassische To-do-Liste kann Ihnen dabei helfen, einen ersten Überblick zu erhalten. Dabei können Sie Ihre Aufgaben bereits nach Projekten, Themenfeldern oder anderen Gesichtspunkten sortieren.
Auch ein Zeitplan kann Ihnen einen Überblick bieten. Dazu tragen Sie verbindliche und selbst gesetzte Deadlines in einen Kalender ein. Ob es sich dabei um einen Wandkalender aus Papier oder um ein digitales Dokument handelt, ist Ihnen überlassen.
Viele Selbstständige geraten unter Zeitdruck, weil sie den Aufwand für ein Projekt unterschätzen. Bedenken Sie deshalb auch „unvorhersehbare“ Probleme, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit auftreten, zum Beispiel:
- Krankheiten
- Betreuungsprobleme mit den Kinder
- nicht eingehaltene Deadlines von Personen, von denen Sie abhängig sind
- Computerprobleme
- Fehler, die korrigiert werden müssen.
Setzen Sie Prioritäten
Arbeiten Sie Ihren Aufgabenstapel nicht willkürlich ab, sondern legen Sie fest, welche Tätigkeiten die höchste Priorität genießen. Sie können Ihre Aufgaben nach Gefühl und Erfahrung sortieren oder auf Methoden wie die Eisenhower-Matrix zurückgreifen. Bei der Eisenhower-Matrix erstellen Sie vier Kategorien von Aufgaben, indem Sie sich jeweils zwei Fragen stellen:
1. Ist diese Aufgabe wichtig?
2. Ist diese Aufgabe dringend?
Daraus ergeben sich die vier Kombinationen wichtig + dringend, wichtig + nicht dringend, unwichtig + dringend und unwichtig + nicht dringend. Die Tätigkeiten, die sowohl wichtig als auch dringend sind, erhalten die höchste Priorität und werden als erste abgearbeitet. Lassen Sie sich nicht von schein-dringlichen Aufgaben, die eigentlich unwichtig sind, in die Irre führen“ Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können Sie ganz zum Schluss erledigen und in manchen Fällen sogar aussortieren.
Halten Sie Ordnung
Viele Selbstständige verlieren Zeit, weil sie immer wieder nach wichtigen Unterlagen suchen müssen oder Stunden benötigen, um eine bestimmte E-Mail aufzuspüren. Diese Zeit können Sie einsparen, wenn Sie von vornherein Ordnung halten.
Archivieren Sie E-Mails nach einem festen System und lassen Sie Ihr digitales Postfach nicht überquellen. Heften Sie wichtige Unterlagen zeitnah ab und sorgen Sie dafür, dass Sie sich auch innerhalb von Papier- und Computer-Ordnern gut zurechtfinden. Benennen Sie Dateien eindeutig, damit Sie auch nach mehreren Jahren noch wissen, was sich hinter einer Bezeichnung verbirgt.
Eine sinnvolle Struktur zu etablieren, kann anfangs gewöhnungsbedürftig sein – doch wenn Sie Ihr Ordnungssystem nach Ihren Bedürfnissen anpassen und es beständig nutzen, schonen Sie Ihr Zeitbudget und Ihre Nerven.
Entwickeln Sie eine Routine
In einigen Berufen sind Sie weitestgehend unabhängig und können sich Ihren Arbeitstag frei einteilen. Dennoch profitieren Sie von einem regelmäßigen Arbeitsrhythmus. Wenn Sie zu festgelegten Tageszeiten arbeiten, ist es leichter, Ihre Aufgaben über den Tag zu verteilen – denn bei gleichen Tagesabläufen können Sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen.
Auch für Ihren Körper und für Ihren Geist ist es wichtig, Routinen zu entwickeln. Regelmäßige Arbeitszeiten helfen nicht nur bei der Organisation der Arbeit, sondern vereinfachen auch die Planung Ihrer Freizeit, der Kinderbetreuung und weiterer Rahmenbedingungen. Feste Schlafens- und Essenszeiten tragen zudem dazu bei, ein wertvolles Gut für Selbstständige aufrechtzuerhalten: die Gesundheit.
Nicht alle Menschen besitzen denselben natürlichen Biorhythmus. Beobachten Sie Ihr berufliches Leistungsvermögen und finden Sie heraus, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind. Dieses Zeitfenster können Sie nutzen, um besonders konzentriert an wichtigen Aufgaben zu arbeiten.
Wechseln Sie zwischen intensiven Arbeitsphasen und Pausen
Kein Mensch kann den ganzen Tag auf Hochtouren arbeiten. Vergessen Sie bei der Arbeitsplanung deshalb nicht, ausreichend Pausen zu berücksichtigen. Die Arbeitspsychologie hat in Studien festgestellt, dass Pausen dazu beitragen, die Leistungsfähigkeit konstant hochzuhalten. Das bedeutet: Sie verlieren durch kurze Pausen summa summarum nicht zwingend Zeit – denn die Pausen helfen Ihnen dabei, Leistungseinbrüche zu reduzieren, die ohne Pausen unvermeidlich sind.
Spezielle Methoden wie die Pomodoro-Technik können Selbstständigen und Freiberuflern dabei helfen, zwischen konzentrierten Arbeitsintervallen und kurzen Pausenzeiten zu wechseln. Für einen richtigen Flow sind oft jedoch längere Intervalle sinnvoll. Bleiben Sie deshalb bei aller Planung flexibel und lernen Sie aus Ihren eigenen Erfahrungen, die Sie mit verschiedenen Zeitmanagement-Strategien machen.
