Erstmals Arbeitszeugnis erstellen: Worauf ist zu achten?

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Wer als Unternehmer Mitarbeiter beschäftigt, der muss sich früher oder später mit dem Thema Arbeitszeugnisse auseinandersetzen. Jeder Arbeitnehmer hat dem Gesetz nach einen Anspruch darauf, beim Verlassen eines Unternehmens ein aussagekräftiges Zeugnis zu erhalten. Was auf dem Papier einfach klingen mag, ist in der Realität gerade für junge Unternehmer oft schwieriger, als zunächst angenommen. So gilt es, bei Arbeitszeugnissen auf einige Dinge zu achten.

Die Herausforderung für den Arbeitgeber

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf ein Zeugnis ist in der Gewerbeordnung im Paragraf 109 geregelt, wobei dieser auch gleich die Schwierigkeit für die Unternehmer zeigt. So muss das Zeugnis auf der einen Seite wahrheitsgemäße Aussagen enthalten, auf der anderen Seite aber auch wohlwollend formuliert sein. Hintergrund ist die Tatsache, dass das Arbeitszeugnis der beruflichen Zukunft des Arbeitnehmers nicht schaden darf.

Entsprechend ist es oft gar nicht so einfach für den Arbeitgeber, passende Formulierungen zu finden. Darüber hinaus gilt es zu beachten, dass das Zeugnis in gewisser Weise auch das eigene Unternehmen repräsentiert. Ein schludriges oder fehlerhaftes Dokument kann also nicht nur dem ausscheidenden Mitarbeiter schaden, sondern auch ein schlechtes Licht auf den Unternehmer werfen.

Welche Punkte gehören in ein Arbeitszeugnis?

Grundsätzlich wird zwischen zwei Zeugnisarten unterschieden. Das einfache Arbeitszeugnis wird oft Mitarbeitern ausgestellt, die entweder nur sehr kurz im Unternehmen aktiv waren oder aber eher niedrig qualifizierte Tätigkeiten ausgeführt haben. Der Aufwand hält sich bei einem solchen Zeugnis relativ in Grenzen. Typischerweise umfasst es lediglich die persönlichen Daten sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die ausgeführten Tätigkeiten.

Deutlich umfassender ist ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis. In diesem werden nicht nur die Aufgaben aufgeführt, sondern auch die Leistung und das Verhalten am Arbeitsplatz bewertet. Was die Aufgabe für Neulinge dabei so schwierig macht, ist die Tatsache, dass es rechtlich keine genauen Vorgaben gibt, welche Punkte konkret enthalten sein müssen. Trotzdem haben sich aber bestimmte Standards entwickelt, die heute von vielen Unternehmen genutzt werden. Typischerweise finden sich folgende Punkte in einem Arbeitszeugnis wieder:

  • Einleitung
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Beurteilung der Leistung
  • Beurteilung des Verhaltens
  • Schlussformel (Verabschiedung und Zukunftswünsche)
  • Unterschrift

Die Arbeit erleichtern

Da Arbeitszeugnisse besonders zu Beginn für junge Unternehmer den einen oder anderen Fallstrick beinhalten können, lohnt es sich, sich genau mit dem Thema zu beschäftigen. Mit steigender Erfahrung geht die Sache dann deutlich einfacher von der Hand. Bevor es aber soweit ist, kann eine Checkliste von Haufe helfen, die dafür sorgt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, sich mit der Sprache in Arbeitszeugnissen vertraut zu machen. Aufgrund der Tatsache, dass keine negativen Punkte direkt angesprochen werden, kommen oft bestimmte Formulierungen zum Einsatz, mit deren tatsächlicher Bedeutung viele Personalabteilungen vertraut sind. Deren Nutzung ist auch deshalb von Vorteil, da sie den Unternehmer rechtlich absichern. Jedes Jahr werden aufgrund von vermeintlich schlechten Bewertungen in einem Arbeitszeugnis Tausende von Gerichtsverfahren geführt. Wer sich mit der Sprache in den Bewertungstexten auskennt, vermeidet solche Konflikte.

Um wirklich sicherzugehen, kann es sich zudem gerade am Anfang lohnen, einmal einen Experten einen Blick auf die Arbeitszeugnisse werfen zu lassen. Auf diese Weise lassen sich viele Anfängerfehler vermeiden. Besonders wenn der Arbeitgeber sich bei der Formulierung der Bewertung nicht ganz sicher ist, kann ein Experte eine gute Lösung sein.

Technische Unterstützung

Eine weitere Möglichkeit, um sich das Erstellen von Arbeitszeugnissen zu erleichtern, sind spezielle Softwarelösungen. Konkrete Tools wie ein Arbeitszeugnismanager oder ein Zeugnisgenerator haben den Vorteil, dass sie eine Struktur und viele vorgefertigte Textbausteine bieten, mit denen sich Zeugnisse vergleichsweise unkompliziert und schnell zusammenstellen lassen. Die Textbausteine sind zudem in den meisten Fällen von juristischen Experten überprüft, sodass die Gefahr einer rechtlichen Auseinandersetzung aufgrund schlechter Formulierung relativ gering ist.

Fazit

Aufgrund der Tatsache, dass jeder Arbeitnehmer ein Recht auf ein Arbeitszeugnis hat, muss sich jeder Unternehmer mit der Thematik vertraut machen. Besonders der Aufbau und die Leistungsbewertung sind oft Fallstricke, weshalb sich gerade zu Beginn Unterstützung in Form von Checklisten und Experten empfehlen. Alternativ können auch spezielle Softwarelösungen eine gute Lösung sein.

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