Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 ist das Thema der digitalen Rechnungsstellung für viele Unternehmen, darunter auch Freelancer und Einzelunternehmer, noch relevanter geworden. Der Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Rechnungswesens ist Teil einer breiteren Initiative, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr fördern soll. Im Folgenden werden die relevanten rechtlichen Vorgaben, die Auswirkungen der neuen Regelungen sowie die praktischen Herausforderungen und Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnung für Selbstständige und kleine Unternehmen erläutert.
Rechtliche Vorgaben und Änderungen
Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland wurde mit dem E-Rechnungsgesetz (ERechG) im Jahr 2020 eingeführt, um eine einheitliche und digitale Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu gewährleisten. Zunächst betraf diese Pflicht nur Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, und nicht die private Wirtschaft.
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wurde mit dem E-Rechnungsgesetz (ERechG) und einer entsprechenden Anpassung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, die Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander austauschen, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch auszustellen, wenn die Rechnung an ein anderes Unternehmen geht. Diese Regelung betrifft somit nicht nur große Firmen, sondern auch Freelancer und Einzelunternehmer, die in Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen stehen sowie sämtliche Rechnungen zwischen Unternehmen, unabhängig von deren Größe.
Freelancer, die Dienstleistungen für andere Unternehmen erbringen, müssen daher ihre Rechnungen ab sofort in einem anerkannten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Dieses Gesetz hat das Ziel, den papierlosen Austausch von Rechnungen in der Geschäftswelt zu fördern und Verwaltungsaufwand sowie Fehlerquellen zu verringern.
Formate und Anforderungen
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, gibt es zwei wesentliche Formate für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind so konzipiert, dass sie von den Empfängern automatisch verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Während XRechnung vor allem für öffentliche Auftraggeber bestimmt ist, ist ZUGFeRD eine hybridisierte Rechnung, die sowohl als XML-Datenstruktur als auch in einem PDF-Dokument vorliegt. Für viele Freelancer und Einzelunternehmer bedeutet dies eine Umstellung auf diese standardisierten Formate, die mit der bisherigen Art der Rechnungsstellung nicht kompatibel sind.
Ausnahmen und Ãœbergangsregelungen
Für kleinere Unternehmen und Selbstständige, die von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, gibt es bislang keine direkten Ausnahmen. Jedoch gibt es Übergangsregelungen, die eine gewisse Anlaufzeit und Unterstützung bieten sollen.
Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 haben alle Rechnungsaussteller die Möglichkeit, weiterhin eine herkömmliche Rechnung auszustellen, anstatt die E-Rechnung zu verwenden. In dieser Übergangsphase ist es weiterhin zulässig, Papierrechnungen zu versenden. Zudem kann eine elektronische Rechnung in anderen Formaten, wie beispielsweise eine E-Mail mit einer PDF-Datei, ausgestellt werden – allerdings nur, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Für Unternehmen, deren Jahresumsatz im Vorjahr 800.000 Euro oder weniger betrug, wurde diese Übergangsfrist sogar bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Somit haben kleinere Unternehmen noch mehr Zeit, sich an die neuen Anforderungen zu gewöhnen und die E-Rechnungspflicht umzusetzen.
Praktische Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche praktische Herausforderungen mit sich, die insbesondere für Freelancer und Einzelunternehmer eine hohe Hürde darstellen können, da diesen oft nur begrenzt Ressourcen zur Verfügung stehen. Neben den rechtlichen Anforderungen gibt es viele technische und organisatorische Hürden, die es zu überwinden gilt.
- Technische Anforderungen
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das von den Empfängern und den zuständigen Behörden verarbeitet werden kann. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfordern spezielle Softwarelösungen, die oft mit hohen Anfangsinvestitionen oder laufenden Kosten verbunden sind. Besonders für kleinere Freelancer und Einzelunternehmer, die keine IT-Abteilung oder tiefgehende technische Kenntnisse haben, kann es schwierig sein, eine geeignete Software zu finden.
- Komplexität der verschiedenen Formate
Ein weiteres Problem stellen viele verschiedene elektronische Formate dar, die je nach Auftraggeber oder Steuerbehörde genutzt werden. So ist es möglich, dass ein Freelancer für eine Rechnung das ZUGFeRD-Format nutzen muss, für eine andere Rechnung jedoch das XRechnung-Format erforderlich ist. Diese Vielfalt erfordert technisches Know-how und den ständigen Aufwand, sich über aktuelle Änderungen und Anforderungen zu informieren.
- Unsicherheiten bei der Gesetzesinterpretation
Auch wenn die rechtlichen Grundlagen der E-Rechnung relativ klar formuliert sind, ergeben sich in der Praxis häufig Unsicherheiten, wie die Regelungen korrekt umzusetzen sind. Insbesondere die Frage, ob eine Freelancer-Rechnung an einen privaten Auftraggeber den gleichen Anforderungen entsprechen muss wie eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber, führt immer wieder zu Missverständnissen.
- Aufwand und Kosten der Implementierung
Für viele Selbstständige stellt die Umstellung auf die E-Rechnung eine erhebliche Mehrbelastung dar. Das betrifft die technischen Kosten für Software und Schulungen sowie den Zeitaufwand, den es braucht, um sich in die neuen Systeme einzuarbeiten und die Rechnungsstellung entsprechend den Vorgaben anzupassen.
Mögliche Lösungen und Ansätze
Trotz der Herausforderungen gibt es verschiedene Lösungsansätze, die Freelancer und Einzelunternehmer unterstützen können, die E-Rechnung erfolgreich umzusetzen.
- Einsatz von Softwarelösungen
Viele Anbieter bieten kostengünstige Programme an, die speziell auf die Bedürfnisse von Freelancern und Einzelunternehmern zugeschnitten sind und es ermöglichen, Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen. Die meisten dieser Programme integrieren sich sogar direkt mit den Steuererklärungssystemen der Finanzämter und erleichtern so die steuerliche Abwicklung.
- Schulung und Beratung
Viele Kammern, Steuerberater oder spezialisierte Unternehmen bieten Workshops oder Beratungen an, in denen die Anforderungen und der Umgang mit der E-Rechnung erklärt werden. Solche Angebote helfen, Fehler zu vermeiden und die Umsetzung effizienter zu gestalten.
- Nutzung von Fördermitteln
In einigen Fällen können Freelancer und Einzelunternehmer Fördermittel oder Zuschüsse beantragen, um die Umstellung auf die E-Rechnung zu finanzieren. Insbesondere im Rahmen der Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen gibt es immer wieder Förderprogramme, die den Kauf von Software oder die Schulung von Mitarbeitern unterstützen.
- Outsourcing der Rechnungsstellung
Für Selbstständige, die keine Zeit oder Ressourcen haben, sich mit den technischen Details der E-Rechnung auseinanderzusetzen, kann auch das Outsourcing der Rechnungsstellung eine Lösung sein. Hierbei übernimmt ein Dienstleister die komplette Erstellung und Übermittlung der E-Rechnungen.
