Zunehmend werden Prozesse in Unternehmen digitalisiert und somit zugleich optimiert. Softwarelösungen für die Buchhaltung, die Zeiterfassung oder das Projektmanagement erleichtern zahlreiche Arbeitsabläufe und reduzieren den Personalbedarf. Auch kleine Unternehmen können von Digitalisierungslösungen verschiedener Art profitieren.
IT-Verwaltung durch einen Managed Service
Die Grundlage für digitale Prozesse stellt eine funktionierende IT-Infrastruktur dar. In vielen Start-ups oder anderen kleinen Unternehmen fehlt es aber an einer eigenen IT-Abteilung. Kundige und technik-affine Mitarbeiter gibt es vielleicht, sie sind aber bereits mit anderen Aufgaben betraut. Deswegen ist es oft sinnvoll, die IT auszulagern und einen Managed Service durch einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise können Cloud-Services, moderne Office-Anwendungen und andere Software-Lösungen ohne Kopfschmerzen im Unternehmen genutzt werden. Bei Problemen springt sofort der Support des Managed Services ein.
Cloud-Lösungen ersetzen eigene Server
Um Daten zu speichern und von überall aus der Welt darauf Zugriff zu haben, schaffen sich viele Unternehmen eigene Server an. Sie instand zu halten ist aber mit einem großen Aufwand und hohen Kosten verbunden. Für kleine bis mittelgroße Betriebe rechnet sich das oft nicht. Stattdessen können sie sich für das sogenannte Cloud-Computing entscheiden und ihre Daten auslagern. Dafür sollten sie sich natürlich für einen vertrauensvollen Anbieter mit hohen Sicherheitsstandards entscheiden. Cloud-Lösungen bieten sich zum Beispiel an, um gemeinsam im Team Dokumente einzusehen und zu nutzen oder um Webseiten zu hosten.
Das papierlose Büro – Digitalisierung der Buchhaltung
Mittlerweile ist es ganz normal, dass Rechnungen in digitaler Form verschickt werden. Nur selten flattern sie noch in Papierform ins Haus. Kleine Unternehmen sollten sich eine digitale Buchhaltungssoftware zulegen und auf den Zug aufspringen. Sie erlaubt das Erstellen von Ausgangsrechnungen sowie das Verbuchen von Eingangsrechnungen. Allerdings sollte bei der Auswahl darauf geachtet werden, dass das Programm den GoBD entspricht. Wenn das der Fall ist, wird die Software bei richtiger Verwendung auch vom Betriebsprüfer akzeptiert. Für die Richtigkeit und die zeitnahe Durchführung der Buchungen trägt natürlich dennoch weiterhin der Unternehmer die Verantwortung. Durch den Verzicht auf die Verwendung von Papierbelegen müssen Unternehmen weniger Platz für die Lagerung von Aktenordnern aufbringen. Das entschlackt den gesamten Betrieb und sorgt für ein aufgeräumtes und modernes Ambiente, in dem es sich gut arbeiten lässt.
Virtuelle Videokonferenzsysteme überbrücken auch weite Entfernungen
Viele praktische Tools wie Zoom oder Microsoft Teams lassen sich auch von kleinen Unternehmen gewinnbringend einsetzen. Gegen eine geringe monatliche Gebühr helfen sie dabei, Meetings mit Geschäftspartnern in der ganzen Welt abzuhalten. Außerdem können die Mitarbeiter des Unternehmens dadurch auch aus dem Homeoffice oder auf ihrer Geschäftsreise an wichtigen Meetings teilnehmen.
Eine Projektmanagement-Software schafft einen besseren Überblick
Für die Planung und Durchführung verschiedener Projekte gibt es mittlerweile ebenfalls praktische digitale Tools, die es einfacher machen, strukturierter an verschiedene Aufgaben heranzugehen. Jeder Schritt des Projektes kann damit genau überwacht werden, sodass es viel schneller auffällt, wenn es einmal nicht so gut läuft. Auch die Kostenplanung ist mit solchen Tools in vielen Fällen leicht durchführbar.
Social Media für die Kundenbindung nutzen
Die Verwendung der sozialen Medien ist ein besonders interessantes Hilfsmittel für kleinere Unternehmen. Mit wenigen Klicks lässt sich bei Instagram oder Facebook ein Account erstellen, der sich hervorragend eignet, um mit der eigenen Zielgruppe ins Gespräch zu kommen und Feedback aus erster Hand zu erhalten. Darüber hinaus können diese Plattformen gezielt zur Werbung und zur Kundenbindung eingesetzt werden. Wichtig ist, dass sie regelmäßig mit neuen Inhalten befüllt werden, die zur jeweiligen Zielgruppe passen.
