Welche Aufgaben übernimmt ein Büroservice?

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In Deutschland ist die Zahl der Unternehmensgründungen erstmals seit Jahren wieder angestiegen. Im Jahr 2021 lag die Anzahl der Neugründungen bereits wieder auf dem Niveau, auf dem es sich vor der Corona Krise befand. Auch die Probleme, die ein Schritt in die Selbstständigkeit mit sich bringt, haben sich in den vergangenen Monaten nicht geändert. Noch immer beklagen viele Inhaber von kleinen und mittleren Firmen die verhältnismäßig hohen Aufwendungen für Bürokratie, so der KfW Gründungsmonitor 2022. Und in der Tat: Viele Unternehmen, die einen Teil ihrer wertvollen Ressourcen für immer wiederkehrende und zeitaufwendige Tätigkeiten binden, vergeuden so viel Potential. Denn Fach- und Führungskräfte sollten sich in erster Linie auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.

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Bürodienstleister: Arbeiten besser auslagern

Dabei lässt sich ein großer Teil von typischen Tätigkeiten im Firmenalltag auslagern. Denn oft fallen im Büroalltag von Start Ups oder kleinen und mittelständischen Firmen Aufgaben an, die mit dem Kerngeschäft des betreffenden Unternehmens im Prinzip gar nichts zu tun haben. Solche typischen Pflichten in der Organisation eines Büros sind etwa der Telefonservice, diverse Schreibtätigkeiten oder Rechnungen zu erstellen. Sie kosten Zeit und Geld und binden wertvolle Arbeitskraft. Was liegt also näher, als sie auszulagern und an einen Büroservice zu übergeben.

Ein solcher professioneller Büroservice ist kein Call-Center, der mehr oder weniger unpersönlich Anrufe entgegennimmt. Stattdessen unterstützt er die beauftragenden Unternehmen bei der Ausführung von Tätigkeiten, die zeitintensiv sind. Dabei handelt es sich um kaufmännische organisatorische und administrative Bürotätigkeiten. Kleineren Firmen profitieren von einer Büroadresse, die ihnen der Dienstleister zur Verfügung stellt. Das ist ein großer Vorteil, da es nicht nur seriös wirkt,. Es vermittelt potenziellen Geschäftspartnern auch Sicherheiten.

5 Gründe für einen externen Büroservice

  • er spart Ausgaben für Verwaltungsmitarbeiter, wie Lohn, Sozialversicherung oder betriebliche Altersvorsorge
  • er funktioniert das ganze Jahr über ohne Ausfälle wegen Krankheit oder Urlaub
  • er spart Steuern, da Ausgaben für externe Bürodienstleistungen als Betriebsausgaben zählen
  • er schafft Potenzial für das Kerngeschäft
  • er ist zeitlich flexibel, da bei finanziellen Engpässen auch pausiert werden kann

Weites Aufgabenfeld

Das Outsourcing von Büroarbeiten umfasst viele Aufgabenfelder. Mit seinem Telefonservice nimmt sämtliche eingehenden Telefonate an und leitet sie weiter, wenn Mitarbeiter Videokonferenzen oder wichtige Außentermine haben. Es macht einen viel besseren Eindruck, wenn Kunden nicht mit einem Anrufbeantworter sprechen müssen und umgehend zurückgerufen werden. Sinnvoll für größere Unternehmen kann darüber hinaus ein Postservice sein.

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Er nimmt tägliche die Briefe oder Pakete entgegen und leitet sie an die richtigen Stellen weiter. So gehen gerade in Zeiten des Home-Office keine wichtigen Informationen mehr verloren. Ein professioneller Service für das Buero schafft außerdem nicht nur aufgeräumte Schreibtische. Er bringt Struktur in wichtige Papiere und Unterlagen, sortiert bei Bedarf Rechnungen oder heftet sie an der Stelle ab, an die sie gehören. Er pflegt Datenbanken und Social-Media-Kanäle.

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