Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) haben in Deutschland einen sehr hohen Stellenwert. Sie geben den zentralen Rahmen für die Aufzeichnung und Buchführung von Geschäftsvorfällen vor, insbesondere in elektrischer Form. Wir zeigen, was die GoBD für Selbstständige und Freelancer bedeutet.

Definition: Was heißt „GoBD“?

Die GoBD enthält vereinfacht gesagt Richtlinien und Anforderungen für die Buchführung. Diese müssen nicht nur Organisationen, Kommunen und Unternehmen beachten, sondern auch Freiberufler und Selbstständige, die sich in Deutschland aufhalten. Zentraler Bestandteil der GoBD sind die Anforderungen an die Integrität und Verfügbarkeit von Daten sowie die Speicherung und Archivierung von Geschäftsprozessen.

Herausgegeben wird die GoBD vom Bundesministerium für Finanzen (BMF). In der Praxis beeinflusst sie die Art und Weise, wie Unternehmen ihre IT-Systeme und Geschäftsprozesse gestalten und ausbauen können. Denn sie trifft auf die meisten Bereiche zu: Von der Auftragserstellung bis hin zur E-Mail-Archivierung im Unternehmen.

Welche Anforderungen stellt die GoBD an Unternehmen?

Die GoBD stellt konkrete Anforderungen an die Buchführung, auch für Selbstständige und Freelancer. Sie muss vollständig, richtig, zeitgerecht und vor allem nachvollziehbar sein. Das gilt sowohl für die analoge als auch die digitale Buchführung. Jeder Geschäftsvorfall sollte lückenlos dokumentiert, gespeichert und archiviert werden, um spätere Probleme oder Bußgelder zu verhindern.

Elektronische Aufzeichnungen sind ebenfalls durch die GoBD geregelt, diese Dokumente müssen manipulationssicher und lesbar sein, auch über einen sehr langen Zeitraum. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs Jahre für Handelsbriefe und etwa zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen. Eine geeignete Speicherung und Archivierung sind daher essenziell.

Schon gewusst? Auch geschäftliche E-Mails, die beispielsweise Rechnungen enthalten, unterliegen diesen Aufbewahrungsfristen. Im Prüfungsfall müssen auch Selbstständige dem Finanzamt Zugang zu den Geschäftsdokumenten geben, wobei zwischen drei unterschiedlichen Zugriffsarten unterschieden wird.

So funktioniert das Arbeiten nach der GoBD – ein Überblick

Die Vorschriften der GoBD erstrecken sich beinahe auf jeden Geschäftsbereich und sind schwer in einem kurzen Absatz zusammenzufassen. Dennoch können wir einige entscheidende Aspekte zusammenfassen, die auf keinen Fall vernachlässigt werden sollten:

• Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle Daten müssen klar nachvollziehbar und ordentlich aufgezeichnet werden, damit sie im Prüfungsfall nachverfolgt werden können.
• Zeitnahe und aktuelle Erfassung: Auch Selbstständige müssen bargeldlose Geschäftsvorfälle wie Zahlungen spätestens nach zehn Tagen erfassen, Bargeldzahlungen sogar täglich.
• Verfügbarkeit und Zugriff, auch durch außenstehende Personen. Im Prüfungsfall muss es eine Möglichkeit geben, dem Finanzamt Zugriff zu den Daten zu geben.
• Unveränderbarkeit: Sobald die Daten einmal gespeichert wurden, dürfen diese nicht mehr verändert werden. Lediglich Korrekturen sind möglich, die zusätzlich zum ursprünglichen Dokument gespeichert werden.
• Aufbewahrung: Die meisten Geschäftsdokumente müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden (dazu zählen auch E-Mails), bei Rechnungen, Verträgen oder Inventarlisten sind es sogar 10 Jahre.
• Integrität: Alle Daten müssen über den vorgegebenen Zeitraum in ihrer ursprünglichen Form rechtssicher und unveränderbar gespeichert werden können.

Tipp: Je nach Art der selbstständigen Tätigkeit können die Art der Aufbewahrung und Umsetzung der GoBD-Vorschriften unterschiedlich umgesetzt werden. Beispielsweise setzt ein Solo-Freelancer, der nur digital arbeitet, wahrscheinlich auf eine digitale Software. Ein lokaler Handwerksbetrieb dagegen wird höchstwahrscheinlich mit einer einfachen Ablage arbeiten, die den schnellen Zugriff auf Dokumente ebenso möglich macht.

Folgen bei Verstößen gegen die GoBD

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die GoBD ein zweites, großes Regelwerk für alle Unternehmerinnen und Unternehmer in Deutschland. Verstöße führen nicht nur zu Nachteilen für den eigenen Betrieb, sondern auch zu ernsthaften, rechtlichen Konsequenzen.

Dazu gehören beispielsweise höhere steuerliche Belastungen, wenn Dokumente oder Buchungen nicht anerkannt werden. Auch Bußgelder oder Strafen drohen, wenn das Finanzamt Informationen nicht rechtzeitig erhält oder im Prüfungsfall keinen Zugriff auf Dokumente bekommt. Im schlimmsten Fall kann die Geschäftstätigkeit sogar untersagt werden. Gelangt ein GoBD-Verstoß an die Öffentlichkeit, kann dies zu Reputationsverlust und damit zu niedrigeren Umsätzen führen.

Die Einhaltung der GoBD ist deshalb nicht nur eine Formalität und eine Rechtsvorschrift, sondern auch eine Notwendigkeit als Unternehmerin oder Unternehmer, um den Überblick über die eigene Situation nicht zu verlieren.