Wer sich selbstständig macht, muss sich spätestens im Folgejahr mit der Steuererklärung auseinandersetzen. Für Gründer wie für „alte Hasen“ ist es nicht leicht, beim Thema Steuern auf dem Laufenden zu bleiben. Die Steuererklärung ist für Freiberufler und Gewerbetreibende obligatorisch. Es kann sich jedoch für Sie auszahlen, betriebliche Einnahmen und Ausgaben steuerlich aufzubereiten. Was Sie als Selbstständiger bei der Abgabe ihrer Einkommensteuererklärung beachten müssen, erfahren Sie im Folgenden.
Müssen Selbstständige eine Steuererklärung abgeben?
Unternehmer sind grundsätzlich verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen. Sobald sie Einkünfte über dem steuerfreien Existenzminimum realisieren, wird ihr gesamter Gewinn besteuert. Auch Gründer, die erst im Laufe des Jahres ihre Firma eröffnen, unter dem Existenzminimum bleiben und ggf. Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld oder Gründungszuschuss erhalten, müssen eine Steuererklärung abgeben. Das Existenzminimum soll Bürgern ein selbstbestimmtes Leben unter Befriedigung ihrer Grundbedürfnisse ermöglichen. Dieser steuerfreie Betrag wird aller zwei Jahre von der Bundesregierung neu bestimmt. Er betrug für 2017 8.820 Euro pro Person und für 2018 beträgt er 9.000 Euro, für verheiratete Selbstständige gilt jeweils der doppelte Freibetrag. Der Grundfreibetrag soll sicherstellen, dass Geringverdiener nicht übermäßig mit Steuern belastet werden, er gilt auch für Angestellte, Auszubildende und Rentner. Unternehmer, die aus gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit im Jahr 2017 nach Abzug ihrer Aufwendungen mehr als 8.820 Euro zu versteuernde Einkünfte erwirtschaftet haben, müssen Steuern zahlen. Von Selbstständigen sind Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und/oder Körperschaftssteuer zu begleichen, dies hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.
Bis wann muss die Einkommensteuererklärung abgegeben sein?
Grundsätzlich haben selbstständige Unternehmer ihre Einkommensteuererklärung bis Ende Mai beim Finanzamt einzureichen. Diese Frist wird für die Steuerformulare ab dem Steuerjahr 2018 um zwei Monate auf den 31. Juli verlängert. Selbstständige haben also ab dem kommenden Jahr 60 Tage mehr Zeit, ihre Steuerdaten zu übermitteln. Sind Unternehmer durch Krankheit, fehlende Belege oder Arbeitsüberlastung daran gehindert, den vorgeschriebenen Abgabetermin einzuhalten, sollten sie schriftlich bei der Finanzverwaltung um eine Fristverlängerung bitten. Lassen Selbstständige ihre Steuererklärung durch einen Steuerberater erledigen, gilt zwingend eine Abgabefrist bis zum Jahresende, das dem Steuerjahr folgt. Ab dem Steuerjahr 2018 verlängert sich auch diese Frist um zwei Monate.
Die Einhaltung des Abgabetermins ist für Selbstständige besonders wichtig, da das Finanzamt ansonsten nach erfolgloser Mahnung eine Steuerschätzung vornimmt und Verspätungszuschläge auf die ausstehende Steuer festsetzen kann. Ab 2019 berechnet das Finanzamt automatisch einen Verspätungszuschlag, der mindestens 25 Euro pro überfälligem Abgabemonat beträgt. Für jeden angefangenen Monat, den die Steuererklärung verspätet eingereicht wurde, berechnet die Finanzbehörde 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, sofern die Nachzahlung höher als 10.000 Euro ist. Da die Berechnung pro Monat erfolgt, ist dies keine Kleinigkeit und kann für Selbstständige teuer, unter Umständen sogar existenzbedrohend werden.
Wie erfolgt die Ermittlung der steuerpflichtigen Einkünfte?
Steuerzahler mit Einkünften aus freiberuflicher oder gewerblicher Tätigkeit müssen zunächst ihre steuerpflichtigen Einkünfte berechnen. Dies erfolgt mittels Bilanzierung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Unternehmen, die eine Bilanz erstellen müssen, legen ihrer Steuererklärung ein wesentlich umfangreicheres Zahlenwerk zugrunde, sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Bilanzierungspflichtig sind Personengesellschaften mit unbeschränkter Haftung wie OHG und GbR, Personengesellschaften mit beschränkter Haftung wie GmbH und UG und Kapitalgesellschaften wie AG. Einzelunternehmer wie Kaufleute und Kleingewerbetreibende müssen nur bilanzieren, wenn ihr jährlicher Umsatz mehr als 600.000 Euro beträgt und ihr Gewinn über 60.000 Euro im Jahr liegt. Freiberufler wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Journalisten und nebenberuflich Selbstständige sind generell davon ausgenommen, eine Bilanz zu erstellen. Diese beiden Personengruppen müssen jedoch ab sofort die Anlage EÜR der Einkommensteuererklärung verwenden und dürfen ihren Gewinn nicht mehr wie bisher formlos ermitteln.
Was sind Betriebsausgaben?
Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns sind die betrieblich veranlassten Ausgaben von den Einnahmen abzuziehen. Betriebliche Ausgaben schmälern den Gewinn und sind damit für Unternehmer ein Instrument, um über deren Höhe und Zahlungszeitpunkt ihre Steuerzahlungen zu optimieren. Aufwendungen sind betrieblich veranlasst, wenn ein wirtschaftlicher Zusammenhang zur Selbstständigkeit besteht. Sie müssen notwendig sein, um die angebotenen Waren und Dienstleistungen zu erzeugen und zu verkaufen. Dazu gehören zum Beispiel die Büromiete, Energiekosten, Fahrtkosten, Büromaterialausgaben, Telefongebühren, Ausgaben für Rechtsberatung und Fortbildung. Betriebsausgaben können in dem Jahr abgesetzt werden, in dem sie bezahlt wurden. Damit kann der Selbstständige durch das Verzögern oder Vorziehen von Zahlungen die Besteuerungsgrundlage je nach Geschäftserfolg vermindern. Im Jahr des finanziellen Erwerbs reduziert damit die Betriebsausgabe den Gewinn als Besteuerungsgrundlage. Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten ergeben sich auch durch die Wahl zwischen sofortiger oder linearer Abschreibung von Wirtschaftsgütern.
Welche neuen Vorschriften gelten für die Steuererklärung noch?
Ab dem 1. Januar 2018, also für das Steuerjahr 2018, ändern sich die Abschreibungsmöglichkeiten für Arbeitsmittel, diese können von den Einnahmen abgesetzt werden. Der Selbstständige kann den Fiskus an seinen betrieblichen Kosten beteiligen, Unternehmer profitieren steuerlich von der neuen Regelung ab 2019. Die angeschafften Güter müssen im Unternehmen zur wirtschaftlichen Tätigkeit genutzt werden. Arbeitsmittel wie Drucker, Notebooks, Bürostühle oder Schreibtische werden als geringwertige Wirtschaftsgüter bezeichnet, sofern sie unter einem gewissen Anschaffungsbetrag bleiben. Dieser lag bisher bei 410 Euro (Brutto mit Mehrwertsteuer 487,90 Euro) und wurde nun erstmals seit 1968 auf einen Nettobetrag von 800 Euro (Brutto 952 Euro) angehoben. Das hat direkte steuerliche Auswirkungen, Selbstständige haben dabei ein Wahlrecht. Wird der Anschaffungspreis nicht überschritten, kann das Betriebsmittel sofort in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden. Die abnutzbaren Güter können ebenso über die gesamte Nutzungsdauer sukzessive entsprechend der durchschnittlichen Verwendbarkeit abgeschrieben werden. Diese geht aus amtlichen Afa-Tabellen hervor, die zur Anwendung empfohlen werden. Afa steht dabei für „Absetzung für Abnutzung“. Für einen Schreibtisch sind das beispielsweise 13 Jahre, für ein Auto sechs Jahre allgemeine Nutzungsdauer.
Es gibt jedoch eine Alternative zur unmittelbaren Abschreibung der geringwertigen Güter, die so genannte Sammel- oder Poolabschreibung. Unter der Voraussetzung, dass Wirtschaftsgüter zwischen 150 Euro und 1.000 Euro Anschaffungskosten in einem Verzeichnis zusammengefasst werden, können diese über fünf Jahre mit jeweils 20 Prozent abgeschrieben werden. Die Anschaffungsgrenze wurde ab dem Steuerjahr 2018 auf 250 Euro Nettopreis erhöht. Bei dieser Abschreibungsmethode spielt die übliche Nutzungsdauer keine Rolle, so können höherwertige Wirtschaftsgüter schneller abgeschrieben werden. Für geringwertige Betriebsmittel gilt jedoch der Grundsatz: entweder sofort abschreiben oder als Sammelposten behandeln.
Wie ist die Einkommensteuererklärung zu übermitteln?
Seit 2016 nimmt die Finanzverwaltung kein Papier mehr von Selbstständigen an. 
Unternehmer müssen ihre Einkommensteuererklärung elektronisch übermitteln, auch Freiberufler und Kleinunternehmer, die nur eine EÜR erstellen. Die digitale Meldung an das Finanzamt erfolgt über das Internetprogramm ELSTER, abgeleitet von Elektronischer Steuererklärung. Kostenlos stehen das Portal „Mein Elster“ oder das Programm der Finanzverwaltung Elster-Formular zur Verfügung. Steuerpflichtige müssen sich auf dem Online-Portal registrieren, normalerweise reicht eine einmalige Anmeldung. Diese nimmt jedoch mindestens zwei Wochen in Anspruch, so dass eine rechtzeitige Registrierung zu empfehlen ist. Das Programm Elster-Formular kann man sich einfach über den Rechner herunterladen. Selbstständige Steuerzahler können jedoch auch eine kostenpflichtige Steuersoftware nutzen, die über eine Schnittstelle mit Elster die Formulare direkt an das Finanzamt übermittelt. Von kommerzieller Steuersoftware dürfen Unternehmer, im Gegensatz zu den kostenfreien Programmen der Finanzbehörde, Tipps zum Steuern sparen erwarten.
2018 entfällt ebenso erstmalig das Versenden von Belegen, zum Beispiel Kaufquittungen oder Spendenbescheinigungen, per Post an den Fiskus. Sie sind dennoch aufzubewahren, falls die Finanzbehörde Nachfragen stellt oder Betriebsprüfungen durchführt. Für geschäftliche Vorgänge ist es ratsam, die Belege wie Inventare, Bilanzen, Bankbelege, Kontoauszüge, Buchführungsunterlagen sowie digitale Daten zehn Jahre aufzuheben bzw. zu speichern. Das zuständige Finanzamt kann die Belege von sich aus nachfordern.
Fazit
Der Fiskus besteuert bei Selbstständigen Einkünfte aus Gewerbebetrieb und Einkünfte aus selbstständiger Arbeit bei Freiberuflern. Dadurch sind Sie als Unternehmer gezwungen, sich mit dem lästigen Thema Steuererklärung zu beschäftigen und die Regelungen zu kennen. Sie können über die Steuererklärung jedoch viel Geld sparen. Gut informierte Selbstständige nutzen Ihren steuerlichen Gestaltungsspielraum über Betriebsausgaben oder Abschreibungen sinnvoll, im Zweifelsfall hilft Ihnen ein Steuerberater weiter. Als Unternehmer sollten Sie nicht vergessen, Liquidität für Abgaben oder Steuernachzahlungen vorzuhalten. In den kommenden Jahren haben Sie mehr Zeit zur Erstellung Ihrer Steuererklärung, die Sie unvermeidlich auf elektronischem Weg an das Finanzamt weiterleiten müssen.
