Geht es darum, den Aufwand eines komplexen Projektes im Team abzuschätzen, fallen die Ergebnisse oft sehr grob und unstrukturiert aus. Allerdings hat es für ein Unternehmen hinsichtlich einer professionellen Projektplanung und -budgetierung eine überaus hohe Bedeutung, dass Aufwände im Vorfeld möglichst präzise und korrekt eingeschätzt werden.
Eine große Hilfe dafür stellt die Methode des Planning Pokers dar. Um diese anzuwenden, stehen beispielsweise Online zahlreiche hilfreiche Tools zur Verfügung – das beliebte online Planning Poker bekam ein Update, wodurch die Möglichkeiten, welche Planning Poker bietet, zusätzlich optimiert wurden.
Wie Projektmanager in Zukunft die Methode des Planning Pokers für ihre Zwecke nutzen können und welche grundlegenden Tipps dabei zu beachten sind, erklärt der folgende Beitrag.
Was wird für das Planning Poker benötigt?
Wie der Name der Methode es bereits vermuten lässt, kommen in Zuge des Planning Pokers Spielkarten zum Einsatz. Im Handel werden dafür etwa vorgedruckte Kartensets angeboten.
Diese Karten weisen dann Zahlenwerte auf, die in der Regel in der Fibonacci-Folge bestehen. Die Bedeutung der Zahlenwerte kann individuell festgelegt werden – etwa für die Komplexität der Aufgabe oder den Zeitaufwand. Mit steigendem Zahlenwert erhöht sich der Abstand zur vorherigen und nachfolgenden Karte, wodurch bei hohen Schätzungen die allgemein höhere Unsicherheit berücksichtigt wird.
Daneben sind jedoch auch Kartensets zu finden, die bestimmte Sonderkarten enthalten. Diese können beispielsweise eine Kaffeetasse zeigen, die den Wunsch nach einer Pause ausdrückt. Das Ziehen von Joker-Karten ist möglich, wenn ein Diskussionsteilnehmer sich selbst nicht in der Lage sieht, die jeweilige Aufgabe einschätzen beziehungsweise ausführen zu können.
Der Ablauf des Planning Pokers
Grundsätzlich lässt sich der Ablauf des Planning Pokers in unterschiedliche Phasen unterteilen.
Im Zuge der Vorbereitung wird das Vorgehen durch den Moderator – der selbst nicht in die Schätzungen einbezogen wird – allen Teilnehmern im Detail erläutert, ebenso wie das generelle Thema der Schätzung.
Im Anschluss wird die erste Schätzaufgabe genannt, wobei den Teilnehmern stets noch eine gewisse Zeit für Rückfragen eingeräumt wird. Danach folgt die erste Schätzung der jeweiligen Aufgabe. Jeder Teilnehmer wählt den für ihn passenden Zahlenwert auf seinen Karten aus und legt die Karte auf den Tisch – allerdings noch verdeckt.
Die Karten werden anschließend von allen Teilnehmern zur gleichen Zeit umgedreht, wodurch die Schätzungen für das gesamte Team sichtbar werden. Im Folgenden beginnt die erste Diskussion, bei welcher die Teilnehmer mit den niedrigsten und den höchsten Zahlenwerten ihre Meinung begründen.
Nach der entsprechenden Diskussion schließt sich eine zweite Schätzrunde an, bei welcher die in der Diskussion gewonnen, neuen Informationen berücksichtigt werden. Grundsätzlich sind beliebig viele Wiederholungen dieses Ablaufs möglich – solange, bis sich das Team auf eine Aufwandseinschätzung einigen kann.
Die größte Bedeutung geht dabei jedoch stets von der Meinung des Teilnehmers aus, welcher die Aufgabe ausführen muss. Sollte sich jedoch herauskristallisieren, dass das Erzielen einer Einigung kaum möglich ist, wird die Schätzung der Aufgabe verschoben und die nächste Einschätzung begonnen.
Erfolgreiches Planning Poker: Wertvolle Tipps
Grundsätzlich sollten nur die Teammitglieder eine Schätzung abgeben, die an der jeweiligen Aufgabe beteiligt sein werden. Sollte zwischen zwei Zahlenwerten geschwankt werden, ist es außerdem empfehlenswert, stets den höheren Wert zu wählen, damit die Schätzung möglichst konservativ ausfällt.
Eine große Hilfe während des Planning Pokers stellt außerdem ein Timer dar, um zu verhindern, dass sich die Fragerunden und Diskussionen als zu ausschweifend gestalten. Ausreichend sind in der Regel maximal zwei Minuten pro Diskussion.
