Ab dem 01.01.2025 greift für Unternehmen im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Ab diesem Zeitpunkt müssen sie in der Lage sein, gesetzeskonforme elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden sowie zu verarbeiten. Dabei müssen Unternehmen einige wichtige Faktoren beachten, um die Rechnungsstellung auch künftig ohne rechtliche Probleme abzuwickeln.

Das Wachstumschancengesetz und seine Auswirkungen auf Unternehmen

Am 22.03.2024 hat der Bundesrat seine Zustimmung zum Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses bezüglich des Wachstumschancengesetzes gegeben. Dementsprechend müssen sich Unternehmen zwangsläufig mit den Veränderungen auseinandersetzen, die sich durch die Einführung dieses Gesetzes ergeben. Hier ist primär die Implementierung der E-Rechnungspflicht zu nennen, die Unternehmen vor große Herausforderungen stellt, da die unternehmensinternen Rechnungsprozesse entsprechend digitalisiert werden müssen. Der Gesetzgeber ist sich bewusst, dass einige Firmen mehr Zeit für die Umsetzung benötigen werden, weshalb Übergangsfristen im Gesetz festgehalten wurden.

Übergangsregelungen für 2025 und 2026

In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen neben elektronischen Rechnungen, die nicht den Standards des Gesetzgebers entsprechen, auch auf Papierrechnungen setzen. Diese Regelung greift bis zum 31.12.2026 und sorgt dafür, dass Firmen mehr Zeit für die Umstellung ihrer geschäftlichen Prozesse haben. Eine Voraussetzung für die Inanspruchnahme dieser Übergangsregelung besteht darin, dass der Empfänger seine Zustimmung hierzu geben muss.

Übergangsregelungen für 2027

Im Jahr 2027 haben Unternehmen ebenfalls die Möglichkeit, auf den Einsatz elektronischer Rechnungen zu verzichten. Neben der Zustimmung des Empfängers gilt in diesem Fall aber eine weitere Voraussetzung. Diese Übergangsregelung kann ausschließlich von Firmen in Anspruch genommen werden, deren Vorjahresumsatz bei 800.000 Euro oder weniger lag. Wird diese Grenze überschritten, haben Firmen allerdings immer noch die Möglichkeit, den Versand von Rechnungen über das sogenannte EDI-Verfahren durchzuführen.

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Das gilt es ab 2028 zu berücksichtigen

Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen ab 2028 nicht mehr die Möglichkeit haben, Übergangsregelungen zu nutzen. Dementsprechend führt kein Weg am Einsatz elektronischer Rechnungen vorbei. Unter gewissen Voraussetzungen besteht allerdings die Möglichkeit, weiterhin auf das EDI-Verfahren zu setzen. Hierfür ist unter anderem erforderlich, dass sämtliche Informationen, die für die Berechnung der Umsatzsteuer von Bedeutung sind, aus dem Rechnungsdokument hervorgehen. Zudem müssen die Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers

Wichtig zu wissen ist, dass es sich bei einer auf elektronischem Wege versendeten Rechnung nicht zwangsläufig auch um eine E-Rechnung handelt, die vom Gesetzgeber auch als solche akzeptiert wird. Damit es zu keinen rechtlichen Auseinandersetzungen kommt, sollten Firmen genau wissen, welche Anforderungen der Gesetzgeber an elektronische Rechnungen stellt. Zu diesen zählen:

Die Rechnung wird im Rahmen eines strukturierten elektronischen Formats erstellt, versendet und empfangen
Die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung werden erfüllt
Eine elektronische Verarbeitung der Rechnung ist möglich

Zu den Rechnungsformaten, die den strengen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen, gehören XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein Rechnungsformat, das strukturierte Daten mit einem PDF kombiniert; bei der XRechnung hingegen kommen ausschließlich strukturierte Daten zum Einsatz. Da beide Rechnungsformate über gewisse Vor- und Nachteile verfügen, ist eine pauschale Empfehlung nicht möglich. Vielmehr hängt die Wahl eines passenden Rechnungsformats davon ab, welche Anforderungen an die Rechnungsstellung gestellt werden und wie die Prozesse innerhalb des Unternehmens gestaltet sind.

Diese Vorteile bringt die E-Rechnung mit sich

Selbst wenn das eigene Unternehmen nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen ist oder die Umstellung auf elektronische Rechnungen durch Nutzung der Übergangsregelungen hinauszögern könnte, macht die Implementierung der E-Rechnung in betriebliche Prozesse aufgrund diverser Vorteile Sinn. Zu diesen zählen unter anderem:

Verringerung der Kosten durch Wegfall von Papier, Druck sowie Porto
Höhere Transparenz durch Implementierung digitaler Prozesse
Minimierung der Fehleranfälligkeit durch automatisierte Systeme
Einfache Verwaltung von Rechnungen im Rahmen von digitalen Systemen
Reduzierung der Umweltbelastung durch geringeren Ressourcenverbrauch
Steigerung der Effizienz durch Reduzierung des Arbeitsaufwands und einer schnellen Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen

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Diese Vorteile führen zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen, sodass sich die Einführung elektronischer Rechnungen in den Unternehmensalltag trotz anfänglicher Aufwendungen langfristig lohnt. Unternehmen sollten unbedingt genügend Zeit für die Umstellung der betrieblichen Prozesse auf E-Rechnungen einplanen und eine Testphase integrieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es bei der Integration der elektronischen Rechnung zu keinen gravierenden Problemen kommt. Eine regelmäßige Überwachung der Prozesse nach der Umstellung sorgt dafür, dass potenzielle Schwachstellen identifiziert werden, was entsprechende Anpassungen erlaubt.