Die E-Rechnung ist für Selbstständige längst kein Thema mehr, das sich bis kurz vor dem endgültigen Start aufschieben lässt. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue umsatzsteuerliche Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Im Jahr 2026 befinden sich Betriebe allerdings noch in einer Übergangsphase: E-Rechnungen müssen grundsätzlich empfangen werden können, während für die eigene Ausstellung teilweise noch Erleichterungen gelten.
Gerade diese zeitliche Staffelung sorgt für Missverständnisse. Eine Rechnung als PDF wird umgangssprachlich häufig als elektronische Rechnung bezeichnet. Steuerrechtlich reicht ein gewöhnliches PDF seit 2025 jedoch nicht mehr aus, um als E-Rechnung im neuen Sinn zu gelten. Entscheidend ist ein strukturiertes Datenformat, dessen Rechnungsangaben elektronisch verarbeitet werden können.
Für Solo-Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet das nicht automatisch den Kauf einer umfangreichen Unternehmenssoftware. Es bedeutet aber, Zuständigkeiten, E-Mail-Empfang, Ablage und die eingesetzte Rechnungssoftware rechtzeitig zu prüfen. Der folgende Überblick entspricht dem Stand vom 13. September 2026 und stützt sich vor allem auf die im März 2026 aktualisierten Informationen des Bundesfinanzministeriums sowie die geltenden Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes.
Was ist seit 2025 überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein bloßes Bild einer Rechnung oder eine herkömmliche PDF-Datei enthält zwar lesbaren Text, ist nach der neuen Definition aber keine E-Rechnung. Solche Dokumente heißen seit 2025 „sonstige Rechnungen“.
Das Bundesfinanzministerium erklärt in seinen E-Rechnungs-FAQ, dass unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen können. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Zulässig können außerdem vereinbarte andere Formate sein, wenn sich die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen.
XRechnung besteht im Kern aus strukturierten XML-Daten. Sie bringt nicht automatisch eine vertraute PDF-Ansicht mit. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es verbindet eine lesbare Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten. Widersprechen sich bei einem hybriden Dokument der lesbare Bildteil und die strukturierten Daten, ist seit Einführung der neuen Regelung der strukturierte Teil maßgeblich.
Für den Geschäftsalltag folgt daraus eine wichtige Trennung. Eine Rechnung kann digital versandt werden, ohne steuerrechtlich eine E-Rechnung zu sein. Umgekehrt muss eine echte E-Rechnung nicht wie ein klassisches Rechnungsblatt aussehen. Entscheidend sind Format, Inhalt und maschinelle Verarbeitbarkeit.
Wer muss 2026 E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums genügt dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes staatliches Empfangsportal ist für normale Rechnungen zwischen Unternehmen nicht vorgeschrieben.
Der Unternehmerbegriff ist dabei weiter als der alltägliche Sprachgebrauch. Er umfasst gewerblich oder beruflich selbstständig Tätige und damit beispielsweise auch Freiberufler. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, obwohl für ihre eigenen Leistungen eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht. Der ergänzende Beitrag zur Kleinunternehmerregelung erläutert den steuerlichen Rahmen dieser Unternehmensform.
Für den Empfang sollte nicht nur irgendeine Adresse vorhanden sein. Das Postfach muss im Betrieb bekannt, erreichbar und gegen unbemerkten Ausfall abgesichert sein. Eingehende XML-Dateien dürfen nicht pauschal als verdächtige Anhänge gelöscht werden. Gleichzeitig bleiben die üblichen Sicherheitsprüfungen wichtig, weil gefälschte Rechnungen und schädliche Dateianhänge weiterhin vorkommen können.
Eine verständliche Darstellung ist ebenfalls sinnvoll. Das Bundesfinanzministerium verweist dafür unter anderem auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Er kann XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar darstellen. Die Visualisierung ersetzt jedoch nicht die Aufbewahrung der ursprünglichen strukturierten Datei.
Wer muss 2026 bereits E-Rechnungen ausstellen?
Das Jahr 2026 gehört noch zur allgemeinen Übergangsfrist. Für Umsätze, die vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, dürfen Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung verwenden. Ein anderes elektronisches Format, beispielsweise eine einfache PDF per E-Mail, ist in dieser Übergangszeit ebenfalls möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
Das ist ein Wahlrecht des Rechnungsausstellers und keine Verlängerung der Empfangsfrist. Ein Selbstständiger kann 2026 also möglicherweise noch PDF-Rechnungen versenden, muss aber gleichzeitig in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern anzunehmen. Die gesetzliche Staffelung ergibt sich aus § 27 Absatz 38 UStG.
Die Übergangsregeln sollten nicht als Grund verstanden werden, die Umstellung bis zum letzten Tag aufzuschieben. Geschäftskunden können schon heute E-Rechnungen verlangen oder Lieferantenprozesse darauf ausrichten. Wer früh testet, hat Zeit, fehlerhafte Stammdaten, ungeeignete Software und Probleme mit der Ablage zu erkennen. Hinweise zu weiteren digitalen Arbeitsmitteln enthält der Überblick über digitale Tools für den Geschäftsalltag.
Welche Fristen gelten ab 2027 und 2028?
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Eine weitere Erleichterung gilt dann für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Sie dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers sonstige elektronische Rechnungen verwenden.
Für Unternehmen oberhalb dieser Umsatzgrenze greift die Pflicht zur Ausstellung bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen bereits 2027. Ab 2028 endet auch die umsatzbezogene Übergangsregelung. Dann ist die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr grundsätzlich zu verwenden, sofern keine gesetzliche Ausnahme eingreift.
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Anwendung im Jahr 2027 ist somit der maßgebliche Umsatz des Jahres 2026 zu prüfen. Bei Unsicherheiten zur Berechnung oder bei besonderen Konstellationen ist steuerlicher Rat sinnvoll. Ein redaktioneller Überblick kann die Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.
Für welche Rechnungen gelten Ausnahmen?
Die neuen Vorgaben beziehen sich regelmäßig auf steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich. Ebenso nennt das Bundesfinanzministerium zahlreiche steuerfreie Umsätze, für die bereits keine entsprechende umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht.
Auch bei einer bestehenden Rechnungspflicht gibt es Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag und Fahrausweise müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Für Leistungen von Kleinunternehmern sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ebenfalls eine Ausnahme vor. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss die Lage ab diesem Zeitpunkt neu beurteilt werden.
Eine Barzahlung hebt die Regeln dagegen nicht automatisch auf. Das Bundesfinanzministerium nennt als Beispiel einen betrieblichen Einkauf über mehr als 250 Euro. Soweit keine Übergangsregel oder andere Ausnahme greift, kann auch bei einem bar bezahlten Umsatz eine E-Rechnung erforderlich sein. Ein zunächst ausgestellter Kassenbeleg kann in geeigneten Fällen später durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Vorgaben des B2G-Bereichs. Dort können eine Leitweg-ID, bestimmte Portale und abweichende Grenzwerte maßgeblich sein. Im normalen B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich.
Welche Angaben müssen im strukturierten Teil stehen?
Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein Verweis aus der XML-Datei auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht aus, wenn dort erst die erforderlichen Rechnungsdaten stehen. Das betrifft unter anderem die eindeutige Leistungsbeschreibung.
Anlagen bleiben dennoch möglich. Stundennachweise, detaillierte Aufstellungen oder ergänzende Unterlagen können einer E-Rechnung beigefügt werden. Die eigentlichen Pflichtangaben müssen jedoch so in den strukturierten Daten stehen, dass die Rechnung elektronisch verarbeitet und inhaltlich geprüft werden kann.
Die rechtliche Grundlage zur Ausstellung und Definition enthält § 14 UStG. Für die praktische Umsetzung empfiehlt das Bundesfinanzministerium eine technische Validierung. Sie ist nicht automatisch Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, kann aber fehlende oder unlogische Angaben sichtbar machen, bevor eine Rechnung versandt wird.
Wie sollten Selbstständige die Umstellung vorbereiten?
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme des Rechnungswegs. Dabei wird geklärt, mit welchem Programm Ausgangsrechnungen entstehen, an welcher Adresse Eingangsrechnungen ankommen und wie Belege zur Buchhaltung oder zum Steuerbüro gelangen. Ebenso wichtig ist die Frage, ob das bestehende System XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil tatsächlich erzeugen, anzeigen und unverändert speichern kann.
Stammdaten und Pflichtfelder prüfen
Strukturierte Daten verzeihen uneinheitliche Stammdaten weniger als ein optisch frei gestaltetes PDF. Firmenname, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Leistungsbeschreibungen sollten einheitlich gepflegt sein. Auch Kundennummern oder interne Bestellreferenzen können für eine automatische Zuordnung wichtig werden.
Empfangsweg und Vertretung festlegen
Ein zentrales Rechnungspostfach verhindert, dass wichtige Dokumente nur im persönlichen Postfach einer einzelnen Person landen. Für Urlaub und Krankheit braucht es eine Vertretung. Spamfilter, Speichergrenzen und Weiterleitungsregeln sollten regelmäßig geprüft werden. Der Empfang einer Datei ist erst dann betrieblich gelöst, wenn sie erkannt, geprüft, verbucht und ordnungsgemäß abgelegt werden kann.
Testrechnungen austauschen
Vor dem verpflichtenden Versand empfiehlt sich ein Test mit wichtigen Geschäftskunden. Dabei zeigt sich, welches Format akzeptiert wird, an welche Adresse es gehen soll und welche Referenzdaten benötigt werden. Eine technisch gültige Datei kann in der Praxis trotzdem Rückfragen auslösen, wenn beispielsweise eine Bestellnummer fehlt oder die Leistungsbeschreibung zu knapp ist.
Prozess schriftlich dokumentieren
Der Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Freigabe sollte nachvollziehbar sein. Dazu gehören Zuständigkeiten, Prüfwege, Korrekturen, Ablage und Zugriffsrechte. Solche Regeln helfen nicht nur bei der E-Rechnung, sondern stützen insgesamt ein rechtskonformes Arbeiten in der Selbstständigkeit.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Es reicht daher nicht, nur einen Screenshot oder einen Ausdruck der XML-Daten zu archivieren.
Die Ablage sollte Veränderungen erkennen lassen und einen geordneten Zugriff ermöglichen. Außerdem sind Datenschutz und Zugriffsschutz zu beachten. Rechnungen enthalten Namen, Anschriften, Bankdaten und Angaben zu Leistungen. Nicht jede Person im Unternehmen benötigt Zugriff auf den gesamten Bestand.
Eine lesbare Darstellung kann zusätzlich gespeichert werden, ersetzt aber nicht das Original. Bei hybriden Formaten sind die strukturierten Daten führend. Weicht die sichtbare Darstellung davon ab, muss die Prüfung an den maßgeblichen strukturierten Angaben ansetzen.
Welche Fehler sind 2026 besonders häufig?
Der häufigste Irrtum ist die Gleichsetzung von PDF und E-Rechnung. Ein PDF kann während der Übergangsfrist noch zulässig sein, bleibt aber eine sonstige Rechnung. Daraus folgt der zweite Fehler: Manche Betriebe glauben, sie müssten erst 2027 oder 2028 handeln. Die Empfangsbereitschaft gilt jedoch bereits seit 2025.
Auch die Kleinunternehmerregelung wird oft zu weit ausgelegt. Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung für ihre Leistungen ausgenommen, nicht aber vom Empfang. Ein einfaches E-Mail-Postfach erfüllt zwar grundsätzlich die technische Mindestanforderung, doch ohne gesicherte Prüfung und Ablage bleibt der interne Prozess lückenhaft.
Ein weiterer Fehler liegt in ungeprüften Konvertierungen. Wenn eine XML-Datei in ein anderes Format umgewandelt und nur das Ergebnis gespeichert wird, kann das ursprüngliche Dokument verloren gehen. Ebenso riskant sind Rechnungsprogramme, die zwar mit „digitalen Rechnungen“ werben, aber kein passendes strukturiertes Format erzeugen.
Schließlich sollten Fristen nicht isoliert betrachtet werden. Gründung, Rechtsform, Umsatzsteuerstatus und Buchhaltung hängen eng zusammen. Der Leitfaden zu den Schritten in die Selbstständigkeit ordnet die E-Rechnung in die weitere betriebliche Vorbereitung ein.
Fazit: 2026 ist das entscheidende Vorbereitungsjahr
Selbstständige müssen 2026 vor allem zwei Regeln auseinanderhalten. Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist bereits sicherzustellen. Für die eigene Ausstellung besteht bis Ende 2026 noch eine allgemeine Übergangsregel, durch die Papier oder mit Zustimmung ein einfaches elektronisches Format zulässig bleiben können. Ab 2027 hängt die weitere Erleichterung vom Vorjahresumsatz ab; ab 2028 endet sie grundsätzlich.
Die technische Mindestlösung kann ein E-Mail-Postfach sein. Für einen verlässlichen Geschäftsprozess braucht es jedoch mehr: eine geeignete Rechnungssoftware, gepflegte Stammdaten, klare Zuständigkeiten, eine lesbare Prüfung und die unveränderte Aufbewahrung der strukturierten Originaldatei. Ein Testlauf mit Kunden und Steuerberatung reduziert das Risiko, dass Fehler erst unter Zeitdruck sichtbar werden.
Da steuerliche Sonderfälle nicht vollständig in einem allgemeinen Beitrag abgebildet werden können, sollten abweichende Sachverhalte individuell geprüft werden. Das gilt besonders bei grenzüberschreitenden Leistungen, steuerfreien Umsätzen, Wechseln bei der Kleinunternehmerregelung und Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Selbstständige
Ist eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist ein einfaches PDF steuerrechtlich eine sonstige Rechnung, weil ihm das vorgeschriebene strukturierte Datenformat fehlt. Während der Übergangsfrist kann der PDF-Versand mit Zustimmung des Empfängers dennoch zulässig sein.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Nach den im März 2026 aktualisierten FAQ des Bundesfinanzministeriums gibt es keine Ausnahme von der Empfangsbereitschaft für Kleinunternehmer. Sie sind jedoch für ihre eigenen Leistungen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.
Reicht für den Empfang ein normales E-Mail-Postfach?
Grundsätzlich ja. Das Bundesfinanzministerium nennt ein E-Mail-Postfach als ausreichenden Empfangsweg. Für den betrieblichen Alltag sollten zusätzlich Prüfung, Vertretung, sichere Ablage und Schutz vor gefälschten Rechnungen geregelt sein.
Ab wann gilt die Ausstellungspflicht für alle betroffenen Unternehmen?
Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr können die zusätzliche Erleichterung noch für 2027 nutzen. Ab 2028 ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen.
Muss eine XRechnung zusätzlich als PDF gespeichert werden?
Eine zusätzliche lesbare Darstellung kann praktisch sein, ist aber nicht der maßgebliche Originalbeleg. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Für die Anzeige stehen Viewer zur Verfügung.
Brauchen Selbstständige für B2B-Rechnungen eine Leitweg-ID?
Grundsätzlich nein. Die Leitweg-ID wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Im normalen B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ist sie nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums nicht erforderlich.
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