Dass ein Großteil der Selbstständigen aus dem Home Office tätig ist, ist nichts Neues. Eine Entwicklung, die sich zusätzlich seit einigen Jahren abzeichnet, ist die Verlagerung von kleinen und mittelständischen Unternehmen in das heimische Arbeitszimmer – teilweise komplett ohne festes Büro. Ein Virtual Office ist in diesen Fällen eine beliebte Option, um Berufliches und Privates zu trennen, aber auch um einen seriösen, repräsentativen Eindruck auf Kunden zu machen. Es handelt sich um reale Büroräume, betrieben von einem Dienstleister, der digitale und Vor-Ort-Services anbietet.
Repräsentativ und seriös: Klassische Services eines Virtual Office
Dem Namen entsprechend ist der beliebteste Service des Virtual Office eine repräsentative Geschäftsadresse. Der Bürodienstleister bietet Ihnen hierbei eine Geschäftsadresse an, die Ihrem Bedarf entspricht. Dabei handelt es sich um eine Adresse in angesehenen Vierteln von Großstädten, mit der Sie Ihre regionale Positionierung zeigen.
Einige Anbieter haben weltweite Adressen im Angebot, die im Fall einer internationalen Expansion oder einer Auslandstätigkeit relevant sind. Der größte Vorteil ist hierbei, dass Ihre Privatadresse so nicht für Kunden zugänglich ist und Ihre Privatsphäre geschützt wird. Bei Bedarf eignet sich Ihr Virtual Office ebenfalls für die Aufnahme im Handelsregistereintrag. Gleichzeitig vermitteln die zentralen Lagen Seriosität und regionale Präsenz – vor allem, wenn Sie eine Türbeschilderung mit hinzubuchen.
Erweitert wird der Service oftmals durch einen Post- und Telefonservice mit Abstufungen. So kann ein beschrifteter Briefkasten angebracht oder ein Komplettservice gebucht werden, wobei die Post regelmäßig geleert und im Anschluss entweder per E-Mail oder per Lieferung an Sie zugestellt wird.
Im Telefonservice reichen die Angebote vom zur Verfügung stellen einer (regionalen) Rufnummer bis hin zum Anrufannahmeservice, bei dem eingehende Anrufe entweder umgeleitet, intern angenommen oder an ein externes Callcenter weitergeleitet werden. Entsprechend eines Vorabbriefings werden so nur relevante Anrufe zu Ihnen durchgestellt. Alternativ erhalten Sie eine Rückrufbitte, der Sie sich widmen können, wenn Sie Zeit haben. Beide Zusatzservices eigenen sich vor allem für Vielreisende, da so auch im Fall von unterschiedlichen Zeitzonen das Telefon besetzt ist.
Erweitertes Angebot eines Virtual Office
Viele Anbieter stellen Ihnen ein Rundum-Sorglos-Paket an Büroservices zur Verfügung. Dazu zählt ein optionaler Sekretariatsservice, der Ihnen ausgewählte organisatorische Aufgaben abnimmt. Ebenfalls kann in einer 100% remote Tätigkeit der menschliche Kontakt nicht vollständig ersetzt werden. In solchen Fällen bedarf es dann eines lokalen, nicht virtuellen Büros.
Große Komplettanbieter bieten daher neben physischen Büroräumen mit flexiblen Vertragslaufzeiten ebenfalls Konferenz- und Besprechungsräume an. Diese können bei Bedarf gemietet werden, um außerhalb des Home Office zu arbeiten oder um Kunden zu empfangen. Vom persönlichen Empfang am Eingang bis zur individuellen Ausstattung der Räumlichkeiten sind viele Zusatzoptionen denkbar. Als CEO, Selbstständige/r oder Freiberufler/in konzentrieren Sie sich damit auf Ihr Hauptgeschäft.
Für wen lohnt sich ein Virtual Office?
Die Buchung eines Virtual Office eignet sich in erster Linie für alle, die Ihr Business von Zuhause aus oder auf Reisen führen. Neben dem Schutz der Privatsphäre und der gesicherten Verfügbarkeit sind die Kosten ein wichtiger Faktor. Im Virtual Office erübrigen sich teure, unflexible Raummieten. Je nach Servicepaket liegen Virtual Offices preislich zwischen 50 und 300€ monatlich und eignen sich somit auch für junge Gründer und Startups.
