Den meisten Selbstständigen und Gründern ist es bewusst: Eine gute Erreichbarkeit und ein kompetenter Service sind von Anfang an überlebenswichtig. Im Unternehmensalltag müssen jedoch viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt werden und häufig ist es eine große Herausforderung, alle Tätigkeiten erfolgreich abzuschließen. In der Hektik am Arbeitsplatz kann es schon mal vorkommen, dass einige Anrufe ins Leere laufen.
Damit dies nicht geschieht, werden in größeren Firmen Sekretärinnen angestellt. Diese fangen jeden Anruf ab, nehmen die Anliegen auf oder leiten die Anrufer zu den gewünschten Ansprechpartnern weiter. Doch wie sieht es bei Einzelunternehmern oder kleineren Firmen aus? Oft lohnt es sich für solche Unternehmen gar nicht, eine Vollzeitkraft für diese Tätigkeit einzustellen. Sollten Anrufe ausschließlich von Zeit zu Zeit eintreffen, dann wird die Sekretärin nicht ausgelastet sein. Was kann man an dieser Stelle also tun?
Ein virtuelles Sekretariat ist die optimale Lösung
Was ist ein virtueller Telefonservice? Dies ist eine Dienstleistung für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich keine Sekretärin mit Vollzeitanstellung leisten können oder wollen. Nach einem Anruf landen die Kunden nicht beim eigentlichen Auftragnehmer, sondern in einem spezialisierten Servicecenter. Das virtuelle Büro übernimmt dabei alle Aufgaben einer Sekretärin.
Nachdem die Anliegen der Kunden abgefragt wurden, werden die wichtigsten Daten aufgenommen und zum Beispiel einmal pro Tag an den Unternehmer weitergeleitet. Somit werden keine Anrufe versäumt.
Wie funktioniert ein virtuelles Büro?
Ist die Rufumleitung aktiviert, so werden alle eingehenden Anrufe während oder außerhalb der Servicezeiten im Namen des Auftraggebers entgegengenommen. Im Anschluss erhält der Unternehmer eine Anrufnotiz per E-Mail, Fax oder SMS. Danach kann der Auftraggeber selber entscheiden, wann er seine Anrufer zurückrufen möchte.
Die Anrufeinstellungen können jederzeit über ein Onlinetool geändert und ergänzt werden. Somit bestimmt der Unternehmer, für wen und wann er persönlich erreichbar ist. Für bestimmte Anfragen können hier Antworten und Vorgehensweisen und Fragekataloge eingepflegt werden.
Alle Anrufe können je nach Bedarf umgeleitet werden – beispielsweise außerhalb der Geschäftszeiten oder während eines Kundentermins, oder aber der Kunde wird komplett zum virtuellen Sekretariat umgeleitet.
Mit diesem Service wird die Kundenkommunikation in den Vordergrund gestellt. Somit kann die Effizienz einer Firma enorm gesteigert werden.
Ein professioneller Telefonservice – was sind die Vorteile für Firmengründer?
In der heutigen leistungsorientierten und schnelllebigen Zeit ist es essenziell, für die eigenen Bestands- oder Neukunden permanent erreichbar zu sein. Da selbst der Geschäftsführer einmal Feierabend und Urlaub machen möchte, lohnt sich ein professioneller Telefonservice definitiv. Als Krankheitsvertretung oder während Stoßzeiten und Engpässen ist dieser ebenfalls eine perfekte Lösung. Schließlich erwarten die Kunden heutzutage, dass Telefongespräche persönlich angenommen und die Anliegen zügig bearbeitet werden.
Ein kompetenter Service hat den Anspruch, alle Kundenerwartungen hundertprozentig zu erfüllen. Dies gelingt aber häufig nicht, da die eigenen Ressourcen im Tagesgeschäft oft begrenzt sind. Sollte man sich beispielsweise in einem wichtigen Projekt oder Kundentermin befinden, während das Telefon klingelt, kann man dem Anrufer nicht entgegenkommen. Als Folge der Unerreichbarkeit können Kunden und der potenzielle Umsatz verloren gehen.
Ein virtueller Telefonservice ist also ausschließlich von Vorteil. Folgende Pluspunkte können aufgezählt werden:
• Im Vergleich zu einer Vorzimmerdame mit Vollzeiteinstellung sind
die Kosten deutlich niedriger
• Das Unternehmen ist jederzeit erreichbar
• Entlastung für den Auftraggeber (unterwegs und im Büro)
• Erhöhte Kompetenz und Professionalität
• Bequeme Integration in das Tagesgeschäft.
Eins ist also klar: Damit eine konstante Erreichbarkeit für Kunden gewährleistet werden kann, lohnt sich ein virtueller Telefonservice für fast jedes Unternehmen. Immerhin ist diese Lösung nicht nur eine kundenorientierte Alternative zur Warteschleife oder zum Anrufbeantworter und bietet Ihren Kunden den hochqualitativen Service, den sie verdienen.
Eine weitere Sache, die ein kompetentes virtuelles Büro so besonders macht, sind die kundenorientierten Kosten. Das bedeutet, dass der Auftraggeber nur dann zahlt, wenn ein Anruf für ihn angenommen wird. Zudem kann sich der Unternehmer für eine permanente Erreichbarkeit entscheiden, da ein Sekretariatsservice durchgängig in den Regelarbeitszeiten erreichbar ist.
