Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 Schritt für Schritt verpflichtend. Obwohl Übergangsfristen bis zum Jahr 2028 möglich sind, lohnt es sich, bereits frühzeitig umzusteigen, denn die E-Rechnung reduziert Personal- und Verwaltungskosten, vereinfacht betriebliche Abläufe und entlastet Unternehmen durch bürokratische Erleichterungen. Wir haben uns angesehen, warum besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von der Gesetzesänderung profitieren.

Die Bedeutung der Digitalisierung im Mittelstand

KMU haben besonders mit den wachsenden bürokratischen Anforderungen in Deutschland zu kämpfen. Gleichzeitig ist die Branche vom Fachkräftemangel und Kostensteigerungen betroffen, was die Situation weiter verschärft. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung ab 2025 zur Pflicht – zumindest teilweise.

Um den Umstieg zu erleichtern, hat die Bundesregierung großzügige Übergangsfristen eingeräumt. So müssen alle Unternehmen zwar ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können, für den Versand gelten jedoch bis 2028 noch Ausnahmen. Grundsätzlich ist ab 2025 eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig, um eine sonstige Rechnung auszustellen. Von folgenden Vorteilen profitieren KMU sofort nach dem Umstieg auf die E-Rechnung:

Kosteneinsparungen durch den Verzicht auf Postversand und komplexe manuelle Prozesse in der Buchhaltung
Schnellere Abwicklung von Buchhaltungsprozessen, was die Liquidität des Unternehmens und die Übersicht über alle Finanzprozesse erleichtert
Rechtliche Sicherheit, denn durch eine digitalisierte Buchhaltung werden Fehler frühzeitig erkannt und können ausgebessert werden; Nachverfolgung im Nachhinein ist unkomplizierter möglich
Umweltfreundlichkeit durch den Verzicht auf Papierrechnungen

Bei der E-Rechnung handelt es sich im Wesentlichen um einen kompakten Datensatz, welcher erstellt, versendet und anschließend von einer kompatiblen Software ausgelesen werden kann. Nach diesem Auslesen ähnelt die E-Rechnung einem PDF-Dokument.

Umfangreiche Steuer- und Kostenvorteile durch die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung ist weniger eine lästige Pflicht, sondern vielmehr eine Chance für Unternehmen. Gerade um interne Verwaltungskosten zu senken und einen besseren Überblick über steuerliche Vorgänge zu erhalten, gibt es kaum eine bessere Lösung. Experten gehen davon aus, dass durch die E-Rechnung bis zu 40 Prozent der Kosten im Vergleich zur bisherigen Rechnungsstellung eingespart werden können.

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E-Rechnungen werden von einem kompatiblen Buchhaltungsprogramm erstellt, versendet und anschließend von diesem beim Empfänger entschlüsselt. Hierdurch geht die Verarbeitung deutlich schneller vonstatten und die Software erkennt menschliche Fehler, welche sie sofort ausbessert. Hierfür greifen Buchhaltungsprogramme auf große Datenbanken und vermehrt auch auf Künstliche Intelligenz (KI) zurück. In Zukunft wird es so immer unwahrscheinlicher, dass steuerliche oder buchhalterische Fehler unentdeckt bleiben.

Zudem können es Unternehmen schaffen, durch eine vollständig digitalisierte Buchhaltung etwa 30 Prozent der bisherigen Verwaltungskosten einzusparen. Kleine Unternehmen können Fachkräfte durch die Automatisierung von Routineaufgaben dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden – beispielsweise bei der Entscheidung von steuerlichen Einzelfällen oder der Prüfung von nicht eindeutigen Zuordnungen der Software.

Umweltfreundlichkeit und Prozessoptimierung dank digitaler Verwaltung

Die Umweltbelastungen durch die analoge Buchhaltung sind signifikant, insbesondere im Hinblick auf den CO₂-Ausstoß. Die Produktion und der Versand von Papierrechnungen setzen erhebliche Mengen der Substanz frei, besonders dann, wenn kein Recyclingpapier oder klimaneutraler Versand gewählt wird. Experten schätzen, dass pro Seite rund 15 Gramm CO₂ freigesetzt werden; hinzu kommt noch der Briefumschlag und der Versand.

Durch die Nutzung von E-Invoicing und die weitestgehende Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse kann der Papierverbrauch um etwa 80 Prozent verringert werde. Dies spart nicht nur Kosten, sondern ist auch wegweisend für eine klimaneutrale Zukunft.

Für die Optimierung von Prozessen ist die E-Rechnung hilfreich, denn die Standardisierung hilft, Abläufe effizienter zu gestalten und Fehlerquellen zu reduzieren. Viele Prozesse können weitestgehend automatisiert werden. Typischerweise ist lediglich eine abschließende Prüfung durch einen menschlichen Mitarbeiter notwendig.

So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Der Umstieg auf die E-Rechnung und die digitale Buchhaltung sollte in erster Linie nicht wegen der gesetzlichen Vorgaben passieren, sondern aufgrund interner Interessen. Kosten- und Personaleinsparungen sind nur zwei der vielen Gründe. Mit diesen Tipps wird die erfolgreiche Implementierung zum Kinderspiel:

Zentraler Rechnungseingang: Alle Rechnungen, Belege und Dokumente sollten an einer zentralen Stelle im Unternehmen eingehen. Das verhindert, dass ein Teilbereich noch auf Papierrechnungen setzt, während ein anderer vollständig digital arbeitet. In der Regel übernimmt diese Aufgabe die Poststelle oder Verwaltung des Unternehmens.

Ganzheitliche Software: Eine hochwertige und moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es, dass alle Belege an einem Ort zusammenlaufen und organisiert werden können. Hierbei ist es wichtig, darauf zu achten, dass gängige Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt werden. Ein ganzheitliches Programm ermöglicht zudem die Erstellung von Finanzberichten und die direkte Übermittlung relevanter Informationen an das Finanzamt.

Mitarbeiterschulung: Die beste Technologie funktioniert nicht, wenn die Mitarbeiter des Unternehmens nicht auf sie vorbereitet werden. Der Umstieg auf digitale Lösungen ist ein dynamischer Prozess. Alle Verantwortlichen müssen eingebunden und offene Fragen geklärt, bevor analoge Belege endgültig abgeschafft werden. Unterstützung bekommen Unternehmen von Institutionen wie der Industrie- und Handelskammer (IHK).

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Sind diese Schritte erledigt, kann der Fokus auf die Implementierung von Automatisierungen gesetzt werden. Alle Routineprozesse und repetitiven Aufgaben sollten künftig voll- oder teilautomatisch abgewickelt werden. Fachkräfte und Experten in der Buchhaltung können sich so auf die wirklich wichtigen Einzelfälle konzentrieren.