Virtuelle Events sind mittlerweile weitestgehend bekannt und bieten gerade für kleine Selbstständige und Freiberufler viele Vorteile. Ohne großen Aufwand können sie so auf günstige Weise Seminare oder andere Veranstaltungen abhalten.
Diese Vorkehrungen sollten Sie treffen
Für digitale Events ist kein großer Veranstaltungssaal notwendig, die Besucher müssen nicht von weither anreisen und für Verpflegung oder andere Unterhaltungspunkte muss ebenfalls nicht gesorgt werden. Im Fokus steht einzig und allein das Thema der Veranstaltung. Damit das Event möglichst reibungslos abläuft, sollten dennoch ein paar Vorkehrungen getroffen werden. Kümmern Sie sich um die Übertragung des Live-Events, sorgen Sie für eine angenehme Akustik und schaffen Sie die passende Atmosphäre.
Online-Events via RTMP-Streaming übertragen
Damit alle Teilnehmer des Events sehen können, was im Veranstaltungsraum vor sich geht, sollten Sie für ein stabiles RTMP-Streaming sorgen. RTMP steht hierbei für „Real Time Messaging Protocol“. Die Übertragung soll also in Echtzeit und ohne Unterbrechungen stattfinden. Dafür benötigen Sie eine Kamera für die Aufzeichnung, eine Software für die Übertragung und einen RTMP-Server. Für die Umsetzung können Sie sich gerne an einen Dienstleister wenden, der Sie mit seinem Know-how unterstützt.
Eine gute Akustik trägt zum Hörverständnis bei
Genau wie bei Veranstaltungen, bei denen die Gäste persönlich anwesend sind, spielt auch bei Online-Events die Akustik eine wichtige Rolle. Zu starker Widerhall kann dazu führen, dass Vorträge nur schlecht verstanden werden. Wer online zugeschaltet ist, verabschiedet sich dann unter Umständen sehr schnell, sodass die Teilnehmerzahl spürbar schrumpft. Umso wichtiger ist es, dass eine ordentliche Raumakustik vorherrscht. Schallschluckende Elemente wie Akustikpaneele an den Wänden oder einfach nur ein paar Polstermöbel können bereits wahre Wunder wirken. Des Weiteren sollte ein hochwertiges Mikrofon verwendet werden. Testen Sie die Akustik vor dem eigentlichen Event unbedingt einmal aus.
Die Umgebung sollte zum Event passen
Die Teilnehmer sehen natürlich nur einen kleinen Ausschnitt des Raumes, sodass Sie keinen kompletten Konferenzsaal neu gestalten müssen. Achten Sie aber darauf, dass genau dieser Ausschnitt zum Thema der Veranstaltung passt und dementsprechend eingerichtet werden sollte. Bei einem gemütlichen Hangout, bei dem ganz leger ein paar Themen besprochen werden, können die Sprecher zum Beispiel auf Sofas sitzen. Wenn es sich um einen Vortrag aus dem medizinischen Bereich handelt, ist ein klassisches Pult eher angemessen. Überlegen Sie sich gründlich, was zum Event und vor allem auch zu Ihrem Unternehmen passt und gestalten Sie die Umgebung entsprechend. Wenn Sie das nicht tun, kann es schnell passieren, dass das gesamte Event improvisiert und unprofessionell wirkt.
Den optimalen Zeitpunkt festlegen
Damit möglichst viele Menschen an Ihrem Event teilnehmen, sollten Sie genau darüber nachdenken, wann Sie es am besten veranstalten. Wenn Sie vor allem Kunden damit erreichen wollen, die zu gewöhnlichen Zeiten arbeiten gehen, kann es sinnvoll sein, den Termin auf einen Abend in der Woche oder auf einen Samstag zu legen. Denken Sie zudem daran, dass die Feiertage nicht in allen Bundesländern gleich sind. Schauen Sie deswegen vorher immer im Kalender nach, ob an diesem Tag irgendwo in Deutschland gerade Feiertag ist. Das kann nämlich den einen oder anderen Besucher daran hindern, an Ihrem Event teilzunehmen. Falls Gäste aus anderen Ländern hinzukommen, sollten Sie sich außerdem mit den verschiedenen Zeitzonen befassen.
