Fehler bei der Gehaltsabrechnung vermeiden – so geht es
Angestellte, die einen Fehler auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung finden, machen oft den Arbeitgeber oder die Lohnbuchhaltung dafür verantwortlich. Zu Unrecht, denn in den meisten Fällen trägt der Arbeitnehmer die Verantwortung. Der Arbeitgeber arbeitet mit den vorliegenden Daten, ob die gültig sind, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber selbst mitteilen.
Unterlagen sind unvollständig
Ein gutes Lohnbüro macht einen Angestellten darauf aufmerksam, wenn Unterlagen für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung fehlen. Leider ist das nicht überall der Fall und damit besteht das Risiko, dass sich Fehler in der Abrechnung einschleichen, die Arbeitnehmer vorher hätten verhindern können. Rechtlich einwandfreie Lohn- und Gehaltsabrechnungen können nur erstellt werden, wenn die Arbeitnehmer die Daten vorher vollständig übermitteln. Welche Unterlagen einzureichen sind, erfahren Angestellte direkt vom Lohnbüro. Diese Daten und Unterlagen sollten grundsätzlich vorliegen:
- Kopie vom Personalausweis oder dem Reisepass als Nachweis der gültigen Stammdaten.
- Arbeitsvertrag, der alle Konditionen mit dem Arbeitgeber enthält.
- Lohnsteuerkarte mit der gültigen Lohnsteuernummer- und klasse.
- Name, Anschrift und Vertragsnummer der Gesundheitskasse, bei dem der Angestellte versichert ist.
- Alle relevanten Daten, die den Lohn oder das Gehalt erhöhen oder mindern.
Wer in einem Betrieb neu anfängt, holt sich vorher die Informationen ein, die der Arbeitgeber für das Erstellen einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung benötigt. Anschließend müssen die Daten vor der ersten Abrechnung beim Lohnbüro hinterlegt werden.
Änderungen der Stammdaten
Das Geburtsdatum lässt sich im Leben nicht mehr ändern, außer, dem Standesamt ist zur Geburt ein Fehler unterlaufen. Der Familienstatus hingegen ändert sich bei vielen Angestellten im Laufe des Lebens. Der ist dem Lohnbüro unverzüglich anzuzeigen, denn die neuen Stammdaten wie Namensänderung oder neuer Wohnort sind für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen relevant.
Durch die Heirat oder eine Scheidung ändert sich zudem die Lohnsteuerklasse. Dadurch kann ein Arbeitnehmer begünstigt werden oder muss künftig mehr Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Wer dem Lohnbüro nicht innerhalb der gesetzlichen Frist die Informationen erteilt, dem drohen Konsequenzen bei der Einkommenssteuererklärung durch das Finanzamt.
Relevant für den Ehegatten- und Kinderfreibetrag ist der Familienstatus, die Anzahl und das Alter der Kinder. Änderungen können die Trennung vom Ehepartner sein, das Erreichen der Volljährigkeit eines oder mehrerer Kinder oder der Ausbildungsbeginn eines Kindes. Da Ehen in Deutschland bereits ab dem 16. Lebensjahr gesetzlich erlaubt sind, wenn einer der Ehepartner bereits volljährig ist, muss auch die Heirat eines minderjährigen Kindes mitgeteilt werden.
Neue Gesundheitskasse und Kirche
Jeden Monat werden von den Lohn- und Gehaltsabrechnungen Beiträge zur Gesundheitskasse abgeführt, damit Angestellte den medizinischen Versicherungsschutz genießen. Angestellte sind nicht verpflichtet sich bei einer bestimmten Gesundheitskasse versichern zu lassen. Die freie Wahl ermöglicht jederzeit einen Wechsel. Damit das Lohnbüro die Beiträge nicht zur falschen Gesundheitskasse abführt, ist diesem der Wechsel unverzüglich anzuzeigen. Nur so lässt sich ein Fehler in der Abrechnung vermeiden.
Angestellte, die keine Angaben zur Religionszugehörigkeit machen, werden mit der Kirchensteuer belastet. Der Beitrag mag bei den meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungen marginal sein, trotzdem gilt es nur das abzuführen, wozu eine Institution berechtigt ist. Wer keiner Konfession und damit Kirche angehört, sollte durch die Erklärung an das Lohnbüro seines Arbeitgebers das Abführen der Kirchensteuer verhindern.
Der Kirchenein- und austritt ist während eines Kalenderjahres möglich. Der Beitragspflicht oder der Entfall dieser, ist bereits ab dem Eintritts- oder Austrittstag gültig.
