Der erste Angestellte verändert die Stellung des Selbständigen ganz entscheidend. Wer bisher selbst seine Aufträge, Rechnungen und Steuern erledigte, wird zum Arbeitgeber mit seinen Pflichten zur Meldung, Nachweis und Aufbewahrung. Fehler werden meist erst bei der Prüfung bekannt und verursachen Nachforderungen. Der Beitrag zeigt die Schritte, die vor und nach dem Arbeitsbeginn zu erledigen sind und wie sich der Verwaltungsaufwand von vornherein im Rahmen halten lässt.
Vor dem ersten Arbeitstag: Betriebsnummer und Meldewege
Wer Personal beschäftigt, braucht eine Betriebsnummer. Sie wird vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben, ist kostenfrei und online beantragbar. Sie gilt auch für Minijobber, wie Taxfix in seinem Ratgeber erläutert. Ohne diese Nummer lassen sich Beschäftigte weder bei Krankenkassen noch bei der Rentenversicherung melden. Hinzu kommen Steuernummer und Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.
Personalarbeit ist damit ein Ablauf aus mehreren Behörden, Fristen und Zuständigkeiten. Hier setzt ein Intelligentes HR-Management an, das Stammdaten, Meldungen und Dokumente an einer Stelle bündelt, statt sie auf Tabellen und Postfächer zu verteilen.
Arbeitsvertrag und Nachweispflichten
Ein Arbeitsvertrag unterliegt grundsätzlich keiner bestimmten Form. Das Nachweisgesetz verlangt jedoch, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen dokumentiert werden. Seit dem 1. Januar 2025 genügt dafür laut IHK Oldenburg die Textform. Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, sich speichern und ausdrucken lassen. Der Arbeitgeber fordert bei der Übermittlung einen Empfangsnachweis an. Verlangt der Arbeitnehmer die Schriftform, ist sie unverzüglich zu erteilen.
Bei Befristungen bleibt es dagegen bei der Schriftform. Wird sie verfehlt, gilt der Vertrag nach der Darstellung von CMS Hasche Sigle als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für Gründer mit projektbezogenem Personalbedarf ist das ein Punkt mit direkten Folgen für die Planung.
Lohnabrechnung, Personalakte und Aufbewahrungsfristen
Nach § 41 EStG ist für jeden Arbeitnehmer und für jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. Es muss sechs Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres der letzten Eintragung. Für buchungsrelevante Belege gelten längere Fristen.
Die Personalakte ist komplizierter. Eine einheitliche gesetzliche Frist existiert nicht, sie ist laut Lohndialog ein Bündel aus Dokumenten mit unterschiedlichen Fristen. Arbeitsrechtliche Ansprüche verjähren regelmäßig nach drei Jahren, weshalb Lexware diesen Zeitraum als Richtwert nennt. Sozialversicherungsunterlagen sind dagegen bis zum Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Die Rentenversicherungsträger prüfen mindestens alle vier Jahre. Hinzu kommt die DSGVO: Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald der Zweck entfällt.
Wer diese Fristen nicht für jedes Dokumentart nachhalten kann, riskiert beides: zu frühes Löschen und unnötig lange Speicherung.
Strukturen schaffen, bevor das Team wächst
Mit wenigen Entscheidungen lässt sich der Aufwand früh begrenzen:
- Betriebsnummer beantragen, sobald die Einstellung feststeht.
- Eine Vertragsvorlage anlegen, die den Katalog des Nachweisgesetzes abdeckt, und den Versand mit Empfangsnachweis festlegen.
- Für Lohnkonto, Personalakte und Sozialversicherungsunterlagen je eine Aufbewahrungs- und Löschregel dokumentieren.
- Zuständigkeiten für Meldungen, Abrechnung und Ablage benennen, auch wenn zunächst nur eine Person alles übernimmt.
- Prüfen, ob Tabellen und E-Mail-Ordner noch genügen, wenn das zweite und dritte Teammitglied hinzu kommt.
Wer diese Punkte vor dem ersten Arbeitstag klärt, schafft die Grundlage, auf der sich ein Team ohne Nacharbeit aufbauen lässt.
